Açık Erişim Sistemi Yönergesi

KARAR 2014/83   24/07/2014

a.    Afyon Kocatepe Üniversitesi Açık Erişim Sistemi Yönergesinin aşağıdaki gibi kabulüne katılanların oy birliği ile karar verildi.

AFYON KOCATEPE ÜNIVERSİTESİ AÇIK ERİŞİM SİSTEMİ YÖNERGESİ

 

Amaç

 

Madde 1: Bu yönerge, Afyon Kocatepe Üniversitesi (AKÜ) adresli bilimsel ve entelektüel çalışmaların, Afyon Kocatepe Üniversitesi Açık Erişim Sistemi(KAES)’nde depolanarak bilim dünyasının hizmetine sunulmasına ilişkin usul ve esasları düzenler. Bu doğrultuda;

a)      Açık Arşiv Girişimi Üst Veri Harmanlama Protokolü (OAI – PHM) standartlarına uygun bir açık erişim sisteminin kurulması.

b)      AKÜ’nün bilimsel ve entelektüel birikiminin eksiksiz derlenmesi, uzun dönem korunması ve geniş kitlelerin bunlara erişiminin güvence altına alınması.

c)      KAES’deki verilerin ulusal ve uluslararası harmanlama sistemlerince harmanlanmasının sağlanması yoluyla Üniversite mensuplarının görünürlüğünün artırılması.

d)      Atama ve yükseltmeler ile diğer kurum içi değerlendirmelerde dikkate alınan bilimsel çalışmaların uluslararası standartlara uygun olarak depolanması ve listelenmesinin sağlanması.

e)      Üniversitemizin araştırma çıktılarının Açık Erişim olarak yayınlanması, Üniversitemizin  ve dolayısıyla akademik düzeyde Türkiye’nin görünürlüğü ve yeni yapılacak araştırmalarda kamu ve özel sektörden daha fazla proje desteği alınmasını sağlamak amaçlanmıştır.

 

Kapsam

 

Madde 2: KAES, AKÜ mensuplarının, üniversitede çalıştıkları süre içinde gerçekleştirdikleri ve AKÜ’ce doğrudan ya da dolaylı olarak desteklenen tüm akademik çalışmaları kapsar. KAES’İN içeriği aşağıdaki materyallerden oluşur;

a)      Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler,

b)      Yüksek lisans ve doktora tezleri,

c)      Konferans bildirileri,

d)      Seminer metinleri,

e)      Teknik notlar,

f)       Proje sonuç raporları,

g)      Kitaplar,

h)      Kitap içinde bölümler,

i)        Patent, tescil edilmiş buluş, faydalı model belgeleri

j)        Açık ders materyalleri,

k)      Kitapların bibliyografik bilgisi.

 

Dayanak

 

Madde -3 Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 4/c ve 42/d maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar:

 

Madde -4: Bu uygulama esaslarında geçen;

a)      Açık Erişim: Araştırmacıların, bilimsel üretimlerin tam metinlerine finansal, yasal ve teknik engeller olmaksızın kamuya açık İnternet aracılığıyla ücretsiz olarak erişebilmelerini

b)      Açık Erişim Sistemi AKÜ mensubunun ürettiği, bilimsel çıktıların dijital ortamda toplandığı, saklandığı, indekslendiği, uzun dönem korunduğu ve dağıtımının sağlandığı hizmetler bütününü içeren açık erişim sistemini,

c)      AKÜ Mensubu: Afyon Kocatepe Üniversitesi personelini, yüksek lisans ve doktora öğrencilerini,

d)      Depolama: Bir üniversite mensubunun entelektüel katkı sağladığı akademik çalışmasını KAES’e depolama sürecini,

e)      İvedi Arşivleme/Opsiyonel Erişim: Akademik çalışmaların birer kopyasının yayın tarihinden geç olmamak koşulu ile KAES’e depolanması sürecini,

f)       Kişisel Arşivleme: Bir AKÜ mensubunun entelektüel katkı sağladığı çalışmasını KAES’e depolamasını içeren süreci,

g)      Akademik Çalışma: AKÜ mensuplarının yaratıcı faaliyetleri ve aldıkları fonlar sonucu ortaya çıkardıkları tüm araştırma sonuçlarını,

h)      Ambargo: Araştırma sonuçlarının belli bir süre (6-12 ay) erişime kapalı olmasını,

i)        KAES: Afyon Kocatepe Üniversitesi Açık Erişim Sistemini ifade eder

 

 

 Yetki ve Sorumluluklar

 

Madde 5: AKÜ Mensupları;

a)      AKÜ mensupları bulunulan yıl içerisinde gerçekleştirdikleri bilimsel çalışmalarını, ambargo ve benzeri koşullar nedeniyle sınırlandırılmış veya tamamen engellenmiş olmadığı sürece en geç o öğretim yılı sonuna kadar KAES’edepolamakla sorumludur. Ancak patent başvurusu yapılması düşünülen çalışmalar başvuru gerçekleştikten sonra, patent yayını ile aynı tarihte depolanır.

b)      AKÜ yüksek lisans ve doktora öğrencileri tezlerini bitirdiklerinde, en geç bir ay içerisinde KAES’e depolamak zorundadır. Ancak patent başvurusu yapılması düşünülen çalışmalar başvuru gerçekleştikten sonra patent yayını ile aynı tarihte depolanır.

c)      AKÜ mensupları birden fazla kurumdan birden fazla yazarın işbirliği ile yaptıkları çalışmaları KAES’e depolar.

d)      Birden fazla AKÜ mensubu tarafından gerçekleştirilmiş çok yazarlı çalışmalarda kaynağın depolanma sorumluluğu birinci yazara aittir.

e)      Her AKÜ Mensubu, entelektüel katkı sağladığı tüm akademik çalışmalarını, ambargo ve benzeri koşullar nedeniyle sınırlandırılmış veya tamamen engellenmiş olmadığı sürece son sürümlerini KAES’e depolanmasını onaylar.

f)       Her AKÜ mensubu entelektüel katkı sağladığı çalışmasının KAES’e kamuya açık olarak dağıtım ve koruma prensiplerine uygun olarak depolanacağını kabul eder.

g)      Yasal koşullar çerçevesinde, her AKÜ mensubu çalışmalarını yayıncılarla yapmış olduğu anlaşmaların koşullarını ihlal etmeyecek şekilde tüm dünyada geçerli bir lisans anlaşması ile KAES’e depolamaya onay verir.

Madde 6: Açık Erişim / Ambargo Süresi Sonunda Açık Erişim:

  • AKÜ, araştırmalarını “açık erişim” seçeneği ile yayımlatmak isteyen mensuplarını destekler. Yazarların yayıncılarla yaptıkları anlaşmalar ve depolama seçenekleri göz önüne alındığında çalışmalara erişim, “kamuya açık erişim” ve “ambargo süresi sonunda açık erişim” (ambargo süresi 12 ayı geçmemelidir) olmak üzere iki başlıkta uygulanır.

 

Madde 7: Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı;

  • 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunun 4/c maddesine göre üniversiteler; bilim dünyasının seçkin bir üyesi haline gelmek için yüksek düzeyde araştırma yapmak ve sonuçlarını yaymakla; 42/d maddesi göre de kurumun bilimsel ve entelektüel birikimini eksiksiz derleme altına almakla görevlidir. Bu çerçevede Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı,KAES çalışması ile bu gerekliliği yerine getirmekle sorumludur.
  • AKÜ mensuplarını KAES’den haberdar etmek amacıyla, bilgilendirme kılavuzları hazırlar, gerekli tanıtım ve bilgilendirme çalışmalarını yapar.
  • AKÜ mensuplarının KAES’e aktardıkları bilimsel çalışmaların kayıtlarını Açık Arşivler Girişimi Üst Veri Harmanlama Protokolü (OAI-PMH) standartlarına göre kontrol eder. Gerekli durumlarda düzeltme için AKÜ mensuplarıyla birlikte çalışılır.
  • Yıl içinde öğretim elemanlarının KAES’e kaydettikleri bilimsel çalışmaları, eğitim-öğretim yılı sonunda hazırlanan performans değerlendirme raporları ile karşılaştırmak suretiyle kontrol eder.
  • Yıllık performans değerlendirme raporları tamamlanmış haliyle sistemden veya Bölüm Başkanlıklarından alınır.
  • Yıllık performans değerlendirme raporunda bulunan ancak KAES’de bulunmayan çalışmalar listelenir. Bu listeler, öğretim elemanlarının konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Bölüm Başkanlıklarına gönderilir.
  • Lisansüstü tezlerin elektronik kopyalarının KAES’e aktarılmadığı durumlarda,  Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından öğrencilerin mezuniyeti onaylanmaz. Bu işlemler Enstitü Müdürlerinin ve Kütüphanenin görevlendireceği kişilerin sorumluluğunda yürütülür.
  • Sağlama ve kontrol tamamlandıktan sonra tüm uyarılara rağmen belirtilen sürede KAES’e gönderilmeyen çalışmalar için“uyarı” yazısı yazılır ve onaylanan faaliyet raporu listeleri ile beraber Dekanlıklara iletilir.
  • Öğretim elemanları ve lisansüstü programı öğrencileri tarafından üretilen ve kurumun bilimsel ve entelektüel varlığını oluşturan çalışmaların KAES aracılığı ile erişime sunulması, uzun dönem korunarak saklanması ve güvenlik altında tutulması için gerekli teknik alt yapı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile birlikte yürütülür.
  • Kurumsal Arşiv çalışmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşmalar ve işbirlikleri Rektörlük onayına sunulmak üzere Kütüphane tarafından yürütülür.

 

Madde 8: Bölüm Başkanlıkları:

  1. Öğretim elemanlarının yayınlarını KAES’e depolamaları için bilgilendirme yapar.
  2. Öğretim elemanlarının tamamlanmış yıllık performans değerlendirme raporlarının bir kopyasını Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı’na iletir.
  3. Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından gönderilen istekleri inceler ve öğretim elemanlarına gerekli uyarıları yapar.

 

Madde 9- Bilgi İşlem Daire Başkanlığı:

  1. KAES yazılımının kurulumu, güncellenmesi, yedeklenmesi, uzun dönem korunarak saklanması, güvenliğinin sağlanması ve Ulusal Akademik Arşiv sistemine açık erişim standartlarında veri aktarılması süreçlerini yürütür.

 

Madde 10: KAES’de bilgi kaynaklarını yayınlanma ve onlardan yararlanma hakkı aşağıda belirlenen koşullarda gerçekleştirilir:

  • KAES’deki çalışmaların tam metinlerine serbest erişim, yazarın kararına ve yayının telif hakkı durumuna bağlıdır.
  • İsteyen herkes KAES’de kayıtlı çalışmalara serbestçe erişip, kullanabilir.
  • AKÜ mensupları, Üniversitede çalıştıkları sürece ürettikleri her türlü bilimsel çalışmayı, İnternet aracılığı ile işlem yaparak KAES’de yayımlamak üzere kaydetmekle yükümlüdür.
  • Her hangi bir dergide yayınlamış veya yayınlanma kararı alınmış çalışmaların dergideki formatı dışında KAES’de yer alması telif hakkını ihlal etmez.
  • Telif hakkı üçüncü kişi veya kurumlarda olan yayınlar, telif hakkı koşullarına göre KAES’e kaydedilir.
  • KAES’de yer alan bilgi kaynakları kullanıldığında, kullanan kişi tarafından kaynak gösterilmesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur.

 

Açık Erişim Danışma Kurulu

 

Madde 11– İlk üç yıl içerisinde her yıl, üç yılın sonunda takip eden dönemlerde her üç yılda bir Afyon Kocatepe Üniversitesi Açık Erişim Yönergesini değerlendirmek, gerekli gördüğü hallerde yönergeyi revize etme veya değiştirme çalışmaları yapmak üzere Afyon Kocatepe Üniversitesi Açık Erişim Sistemi Danışma Kurulu adıyla bir kurul oluşturulmuştur. Kurul, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığından Sorumlu Rektör Yardımcısının başkanlığında;

  • Lisansüstü eğitim yapılan enstitülerden birer müdür yardımcısı,
  • Akademik personeli bulunan fakültelerden birer dekan yardımcısı
  • Yüksekokullar koordinatörü,
  • Meslek Yüksekokulları koordinatörü,
  • Bilgi İşlem Daire Başkanı,
  • Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı’ndan oluşur.

 

Yürürlük

 

Madde 12: Bu yönerge, kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

 

Madde 13: Bu yönergeyi Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörü yürütür.