Afyon Kocatepe Üniversitesi Kongre Merkezi, Konferans ve Toplantı Salonları Kullanım Yönergesi

KARAR 2015/34   10/04/2015    2015/34

Afyon Kocatepe Üniversitesi Kongre Merkezi, Konferans ve ToplantıSalonları Kullanım Yönergesinin aşağıdaki gibi kabulüne katılanların oy birliğiile karar verildi.

 

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

KONGRE MERKEZİ, KONFERANS VE TOPLANTI SALONLARI

KULLANIMYÖNERGESİ

 

Genel Hükümler

MADDE 1– Üniversite yerleşkelerinde yer alan salonların, kongre ve kültür merkezlerininÜniversite birimleri, akademisyenler, öğrenci toplulukları-kulüpleri ve özel yada tüzel kişiliğe sahip girişimciler ile kamu kuruluşları tarafından toplantı,konser, fuar, sergi ve benzeri organizasyonlar amacıyla kullanılması, buYönerge hükümlerine göre yürütülür.

MADDE 2–  Adı geçenkullanıcılar arasında yer alan Üniversite birimleri, akademisyenler ve öğrencitoplulukları-kulüpleri, ilgili salonlardaki etkinliklerini yasalarla tanımlımesai saatleri içerisinde gerçekleştirilir. Fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokuluve konservatuar gibi akademik birimlerde akademisyenler ve öğrenci kulüpleritarafından gerçekleştirilecek etkinliklerde, birimler, bölümler veya kişilerbağlı bulundukları dekanlık veya müdürlüklerden idari izin almalıdır.

MADDE 3– (1)Etkinlik için kendilerine tahsis edilen salonları kullananlar, salonyöneticilerinin koydukları kurallara uymak zorundadırlar.

(2)Gerçekleştirilecek etkinliklerde yapılacak her türlü faaliyetler kanunlar veyasalar çerçevesinde gerçekleştirilir. İlave güvenlik elemanı gerektiren konserve benzeri etkinliklerde ilave güvenlik elemanları, etkinliği düzenleyen özelya da tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlarca karşılanır. Bu güvenlikelemanları, Afyon Kocatepe Üniversitesi personeli ile koordineli çalışmak zorundadır.

 

Başvuru

MADDE 4–  Salonlar,dilekçe veya resmi yazı ile Rektörlük Sağlık Kültür ve Spor DaireBaşkanlığı’ndan talep edilir. Talepler başvuru sırasına göre dikkate alınır vesalon tahsisi müsaitlik durumuna göre başvuru sahibine resmi yazı ile bildirilir.

MADDE 5–  Özel yada tüzel kişiliğe sahip girişimci veya kuruluşlar kongre, konferans, seminer,panel, toplantı, konser, sergi, fuar vb. organizasyonlar için yapacaklarıyazılı başvuruda, etkinliğin adı, içeriği, etkinliğe davet edilen konuklar veyasanatçılar ile etkinlik tarihi, saatleri ile etkinliği düzenleyen kişi ya dabirim, etkinlik sorumlusunun adı soyadı ve telefon numaraları, talep edilensalonun açık adı, kullanılacak teknik donanımlar veya varsa ikram hizmetleriile ilgili bilgiler ayrıntılı olarak başvuru dilekçesinde belirtilmelidir.

MADDE 6– Taleplerinuygun görülmesi ve ilgili salonlarda gerçekleştirilecek etkinlikler Rektöronayı ile kesinleşir.

 

Ücretlendirmeler

MADDE 7– Üniversitemizbirimleri, akademisyenler ve öğrenci toplulukları-kulüpleri, yapacak olduklarıkurumsal faaliyetlerde tahsisini istedikleri salonlar için kira bedeliödemezler. Ortak girişimde bulunamazlar. Ancak, planlanan faaliyet kapsamında(bilet satılması, kayıt ücreti alınması veya uygun sponsor desteği bulunmasıgibi) gelir getirici uygulamaların yapılması halinde salonlar için ücretuygulanır.

MADDE 8–  Özel yada tüzel kişiliğe sahip kişi veya kuruluşlara salonların tahsisi, salonkiralarının ve varsa diğer giderlerin ödenmesi durumunda gerçekleştirilir.

a) Salonlarınseans başı kiralama ücretleri, Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenirve Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığınca internet ortamında duyurulur.Mesai saatleri dışında, Cumartesi ve Pazar günleri ile resmi tatil günlerindeyapılacak etkinliklerde Üniversitenin müsaade etmesi durumunda belirlenen salonkiralama ücretlerinin % 20 fazlası talep edilir.

b) Salonkiralama ücretleri, Afyon Kocatepe Üniversitesi Strateji Geliştirme DaireBaşkanlığı veznesi veya banka hesabına, etkinlik tarihinden en geç beş günöncesine kadar ödenir ve ödenti belgesinin bir kopyası Afyon KocatepeÜniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı bünyesindeki Kültür ŞubeMüdürlüğü birimine teslim edilmesinin ardından kiralama sözleşmesi imzalanır.

MADDE 9– Özel ya da tüzelkişiler tarafından üniversite salonlarında düzenlenen etkinliklerde, açılışkokteyl, yiyecek-içecek, araç tahsisi, fotoğraf-video çekimi gibi hizmetlerdenyararlanılmak istenilmesi durumunda bu hizmetin tedariki hizmeti talep edeneaittir. Düzenlenen etkinliklerde dışarıdan ikram hizmetleri alınması durumunda,her türlü sorumluluk hizmeti sağlayan ve etkinliği düzenleyene aittir.

MADDE 10– Konser vetiyatro benzeri etkinliklerde, etkinlik saati öncesinde prova talep edilmesihalinde, bu talep ücretsiz karşılanır. Etkinlik gününden farklı bir günde talepedilecek provalarda ise normal kiralama ücretleri ödenir.

 

Diğer Hükümler

MADDE 11– Görsel-işitsel sistemler ve aydınlatma araç-gereçleri Afyon KocatepeÜniversitesi Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Kültür Şube Müdürlüğütarafından sağlanır. Bu bakımdan planlanan etkinlikte gerekli olacak teknikdonanımın mevcudiyeti hakkında sözleşme öncesi bilgi alınmalıdır. AfyonKocatepe Üniversitesi bünyesinde olmayan teknik malzemeler, etkinliğidüzenleyen kurum ve/veya kişiler tarafından sağlanır.

MADDE 12– Üniversite salonlarında düzenlenen etkinlikler için afiş, program ve davetiyebasımı, etkinliği düzenleyen kurum veya kişilere aittir. Tüm etkinliklerdeAfyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü tarafından uygun görülen ve mühürlenerekasılmasına onay verilen görsel malzeme sadece Rektörlük tarafından belirtilenyerlere belirli süreler için asılabilir.

MADDE 13–  Planlananfaaliyete ilişkin tahsisi yapılan salon veya salonlara getirilecek olan hertürlü malzeme, araç ve gerecin paketlenmesi, nakliyesi, taşınması,yerleştirilmesi ve sigortası etkinliği düzenleyen kurum ve/veya kişilerinsorumluluğundadır.

MADDE 14– Salonlarınkullanımı sırasında üniversite demirbaş malzemelerine ve salonların eklentileridahil çevreye veya binalara zarar verilmesi durumunda sorumluluk etkinliğidüzenleyen kurum ve/veya kişilere aittir. Bu kurum ve/veya kişiler oluşanzararları ödeme yükümlülüğünü kabul etmiş sayılırlar.

MADDE 15– Mesaisaati dışında yapılacak olan konser türü etkinlikler ilgili yasalar gereği engeç saat 23.30 da tamamlanmalıdır.

MADDE 16–Söz konusu olanve yukarıda tanımlanan ilkeler, Üniversite tarafından hazırlanan tipsözleşmenin taraflar arasında imzalanması ile kayıt altına alınır. Bu Yönergedebelirtilen kuralların ihlallerinde, Afyon Kocatepe Üniversitesi sözleşmeyi tektaraflı olarak feshetme hakkına sahiptir.

 

Yürütme ve Yürürlük

MADDE 17– Bu Yönerge,Afyon Kocatepe Üniversitesi Senatosunca onaylandıktan sonra yürürlüğe girer.

MADDE 18– Bu Yönergehükümlerini Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörü yürütür.