AKÜ Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme (ADEK) Yönergesi

16/08/2011 KARAR 2011 / 105
Üniversitemiz “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme (ADEK) Yönergesi”nin aşağıdaki şekilde kabulüne;katılanların oy birliği ile karar verildi.

 

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

AKADEMİK DEĞERLENDİRME VE KALİTE GELİŞTİRME YÖNERGESİ

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1 –    (1) Bu Yönergenin amacı; Üniversitenin eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin planlanması, değerlendirilmesi, kalitelerinin geliştirilmesi, farkındalık oluşturulması ile bağımsız dış değerlendirme süreciyle kalite düzeylerinin onaylanması ve tanınması konusundaki çalışmalara ilişkin esasları düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 –    (1) Bu Yönerge, Üniversitenin akademik ve idari hizmetlerinin planlanması, değerlendirilmesi, kalitelerinin geliştirilmesi, kalite düzeylerinin onaylanması ve tanınması çalışmaları ile ilgili görev, yetki ve sorumluluklarına ilişkin hükümleri kapsar.

Dayanak

MADDE 3 –    (1) Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4 –    (1) Bu Yönergede geçen:

a)                 Akademik Birimler: Üniversitenin fakülte, yüksekokul, konservatuvar, enstitü, meslek yüksekokulu, araştırma uygulama merkezi ve bölüm başkanlıklarını,

b)                Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK): Üniversitenin akademik değerlendirme ve kalite geliştirme sürecinden sorumlu kurulunu,

c)                 Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu: Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları sonucu Üniversitenin kurumsal (iç/dış) değerlendirmelerinin, performans gösterge sorgulamaları ile ölçümlerinin, performans grafiklerinin, performans düşüklüğü olan alanlar, nedenleri veiyileştirmeye açık alanların yer aldığı, ADEK tarafından her yıl hazırlanan raporu,

ç) Amaç: Stratejik planda yer alan ve Üniversitenin ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesini,

d)                Birim Değerlendirme Raporu: Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları sonucu birim değerlendirmelerinin, performans gösterge sorgulamaları ile ölçümlerinin, performans grafiklerinin, performans düşüklüğü olan alanlar, nedenleri ve iyileştirmeye açık alanların yer aldığı, “Birim Kalite Geliştirme Ekibi” veya dış değerlendiriciler tarafından her yıl hazırlanan raporu,

e)                 Birim Faaliyet Raporu: Birimler tarafından her yıl hazırlanan, birim “Performans Programı” ve birim “İyileştirme Eylem Planı” uyarınca yürütülen faaliyetlerin, belirlenmiş performans hedef ve göstergelerine göre gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklayan, birim hakkındaki genel ve mali bilgileri içeren raporu,

f)                 Birim Kalite Geliştirme Ekibi: Birimlerde akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreçlerinden sorumlu ekibi,

g)                Çıktı: Üniversite/birim tarafından üretilen nihai ürün veya hizmetleri,

ğ) Dış Değerlendirme: Üniversitenin, eğitim-öğretim, araştırma faaliyetleri ile idari hizmet kalitesinin, Üniversiteden bağımsız dış değerlendiriciler tarafından değerlendirilmesini,

h)                Faaliyet/Proje: Belirli bir amaca ve hedefe yönelen ve başlı başına bir bütünlük oluşturan yönetilebilir ve maliyetlendirilebilir üretim veya hizmetleri,

ı)  Faaliyet: Üniversitenin cari ve sürekli nitelikteki hizmetlerin karşılanmasına dönük üretim veya hizmetleri,

i)                  Faaliyet Sonuçları: Üniversitenin/Birimin sağladığı hizmet veya ürünler (niteliksel) dolayısıyla bireylerin veya toplumun durumunda meydana gelen değişmelerin (memnuniyet düzeyi) sonuçlarını,

j)                  Girdi: Bir ürün veya hizmetin üretilmesi için gereken beşeri, mali ve fiziksel kaynakları,

k)                Hedef: Amaçların gerçekleştirilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçları,

l)                  Hesap Verme Sorumluluğu: Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanların, kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesinden, kullanılmasından, muhasebeleştirilmesinden, raporlanmasından ve kötüye kullanılmaması için gerekli önlemlerin alınmasından sorumlu olması ve yetkili kılınmış mercilere hesap verilmesini,

m)              İç Değerlendirme: Üniversitenin, eğitim-öğretim, araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin ve kurumsal kalite geliştirme çalışmalarının, Üniversitenin görevlendireceği değerlendiriciler veya birim kalite geliştirme ekipleri tarafından değerlendirilmesini,

n)                İç Kontrol: İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütününü,

            ö) İyileştirme Eylem Planı: Üniversitenin/birimlerin, iç veya dış değerlendirme sonuçlarına göre iyileştirmeye açık alanlarda yapılacak olan iyileştirme eylemlerini, ilgili sorumlularını ve zamanlamasını gösteren ve Üniversite “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”na eklenen planı,

o)                Kalite Belgesi: Üniversitenin, dış değerlendirme sonucunda aldığı, eğitim-öğretim, araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalite düzeyini gösteren belgeyi,

r)                  Kalite Değerlendirme Tescil Belgesi: Bağımsız kurum, kuruluş veya kurulların, Üniversitede akademik ve idari hizmetlerin kalite düzeyini ve kalite geliştirme çalışmalarını değerlendirmeye yetkili olduğunu gösteren belgeyi,

s)                 Kaynak: Bütçe kaynakları ile döner sermaye, TÜBİTAK gibi yurt içi, Avrupa Birliği fonları gibi yurt dışından Üniversiteye sağlanan her türlü mali kaynağı,

           ş) Mali Saydamlık: Her türlü kamu kaynağının elde edilmesi, kullanılması ile sonuçlarına ilişkin bilgilerin doğru ve zamanında kamuoyuna duyurulmasını,

t)                  Kalite Geliştirme: Üniversitenin eğitim-öğretim, araştırma faaliyetleri ile idari hizmetlerinin kalitesinin sürekli iyileştirilmesini,

u)                Misyon: Üniversitesinin belirlediği temel varlık gerekçesi ve görevlerini,

ü)    Öğrenci Konseyi: Üniversitenin öğrenci birliğini,

v)                Performans: Üniversitenin belirlediği stratejik amaçlara ve performans hedeflerine ulaşabilme derecesini,

y)        Performans Bilgisi: Performansa dayalı karar alma süreçlerinde kullanılmak üzere toplanan, nitel ve nicel her türlü bilgiyi,

z)        Performans Bilgi Sistemi: Üniversitenin/birimin performansını ölçmek üzere bilginin düzenli olarak toplanması, analiz edilmesi, değerlendirilmesi ve raporlanmasına yönelik kurulan sistemi,

aa)     Performans Değerlendirmesi: Üniversitenin/birimin belirlediği stratejik amaç ve hedeflere ulaşmak için izlediği yolun, performans hedeflerine ulaşmak üzere kullanılan yöntemler ile yürütülen faaliyet ve projelerin ve bunların sonucunda elde edilen çıktı ve sonuçların değerlendirilmesini,

 

bb)    Performans Programı: Stratejik planın yıllık uygulama dilimleri olup, stratejik plan ile bütçe ilişkisini gerçekleştiren, stratejik plan doğrultusunda Üniversitenin program döneminde yürütmesi gereken faaliyetleri, bu faaliyetlerin kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren, Üniversite bütçesi ile Üniversite faaliyet raporunun hazırlanmasına esas teşkil eden programı,           

cc)     Program Dönemi: Performans programı ve bütçesi hazırlanan yılı ve izleyen iki yılı içeren dönemi,

çç)  Proje: Bir projeye dayalı ve genellikle yatırım hizmetleri ile ilgili ve süreklilik arz etmeyen üretim veya hizmetleri,

dd)    Senato: Üniversite senatosunu,

ee)     Sonuç: Üniversitenin sunduğu ürün ve hizmetlerin, bireyler ve toplum üzerinde meydana getirdiği etkileri,

ff)      Stratejik Amaç: Üniversitenin misyonu doğrultusunda belirlenmiş amaçlardan program döneminde uygulanacak stratejik önemi olan konuları,

gg)    Stratejik Hedef: Plan döneminde, stratejik amaçların gerçekleştirilebilmesi için ortaya konan ölçülebilir somut alt amaçları,

ğğ)  Stratejik Plan: Üniversitenin iç veya dış değerlendirme sonuçlarına göre zayıf ve kuvvetli yönlerinin, önündeki fırsat ve tehditlerinin, bunların ışığında Üniversite misyon, vizyon, değerleri ile amaç ve hedeflerinin, temel ilke ve politikalarının, hedeflere ulaşabilmek için yapılması gereken faaliyet-projelerin ve maliyetlerinin, hedeflere ulaşma derecelerinin takibi için performans göstergelerinin yer aldığı, 5 yıllık dönemi kapsayan "Stratejik Planlama Ekibi tarafından hazırlanan planı,

hh)    Üniversite: Afyon Kocatepe Üniversitesini,

ıı)  Üniversite Faaliyet Raporu: Üniversitenin “Stratejik Planı” ve “Performans Programı” uyarınca yürütülen faaliyetleri, belirlenmiş performans göstergelerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini açıklayan, Üniversite hakkındaki genel ve mali bilgileri içeren raporu,

ii)        Vizyon: Üniversitenin gelecekte ulaşmak istediği ideallerini,

jj)        Yönetim Kurulu: Üniversite yönetim kurulunu,

ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK)

MADDE 5 –    (1) Üniversite, kendi içinde akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarından sorumlu, “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu (ADEK) ’nu”  oluşturur. Bu Kurulun üye sayısı ve üyeleri, Senato tarafından belirlenir. Kurul, başkan dahil, en az on, en fazla on sekiz kişiden oluşur. Kurul üyeleri arasında; en az bir rektör yardımcısı, bir dekan, bir yüksekokul müdürü, bir enstitü müdürü, bir meslek yüksekokulu müdürü, bir araştırma merkezi müdürü, Genel Sekreter, Strateji Geliştirme Daire Başkanı ve Öğrenci Konseyi temsilcisi bulunur. (Ek-8)

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu Başkanı

MADDE 6 –    (1) “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu”nun başkanlığını Rektör, Rektörün bulunmadığı zamanlarda ise Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu üyesi rektör yardımcısı yapar.

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurul Üyelerinin Görev Süresi

MADDE 7 –    (1) “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulu”nun akademik birimlerden görevli üyelerinin 1/3’ü her iki yılda bir Senato tarafından değiştirilir. Yeni üyeler, öncekilerden farklı akademik birimlerden seçilerek Üniversitenin tüm akademik birimlerinin zaman içinde Kurulda temsil edilmesi sağlanır. İdari görevlerinden dolayı görevlendirilen üyelerin idari görevleri sona ermesi halinde üyelikleri sona erer, idari göreve yeni atanan kişi kalan süreyi doldurmak üzere kurul üyeliğine atanmış sayılır. Herhangi bir nedenle boşalan kurul üyeliği için aynı esaslara göre, yeri boşalan üyenin bağlı bulunduğu birimden yeni üye görevlendirilir. Bu suretle görevlendirilen üye, yerine görevlendirildiği üyenin süresini tamamlar.

 

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunun Görevleri

MADDE 8 –    (1) ADEK ‘in görevleri şunlardır:

a)      Üniversitede, Stratejik PlanPerformans Programını ve İyileştirme Eylem Planı doğrultusunda, akademik ve idari hizmetlerin değerlendirilmesi, kalitesinin geliştirilmesi, kalite düzeyinin onaylanması ve farkındalık oluşturulması için yapılacak her türlü çalışmayı yürütmek,

b)      Üniversitede, "İç Değerlendirme" çalışmalarını yürütmek ve buna bağlı olarak Üniversitenin “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”nu hazırlamak,

c)      Üniversitenin "Dış Değerlendirme" yaptırması durumunda, gerekli hazırlıkları yapmak, dış değerlendirici kuruma her türlü desteği vermek ve dış değerlendirmeye bağlı olarak Üniversitenin “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporunu” hazırlamak,

ç) “Birim Faaliyet Raporları”nı incelemek ve hedeflere uygunluğunu kontrol etmek, bu raporları esas alarak“Üniversite Faaliyet Raporu”nu hazırlamak,

d)     Periyodik izleme ve iyileştirme süreci kapsamında, akademik birimler veya programlar tarafından hazırlanan birim “İyileştirme Eylem Planları” ile Üniversite “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu” ve “Faaliyet Raporu”nda ortaya konulan “iyileştirmeye açık alanlar” esas alınarak, Üniversitede yapılması gereken iyileştirme çalışmalarını kapsayan Üniversite “İyileştirme Eylem Planı”nı hazırlamak ve uygulamaları izlemek,

e)      Üniversitenin iç kontrol sistemini kurmak/kurdurmak ve uygulamaları izlemek,

f)       Maliye Bakanlığı, YÖK, YÖDEK ve ilgili diğer kurumların faaliyet raporu hazırlama, performans değerlendirme, kalite geliştirme, iç kontrol sisteminin kurulması konularındaki usul ve esaslar doğrultusunda çalışmaları yürütmek,

g)      Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu ile yakın ilişkide çalışmak, Komisyonun belirleyeceği usul ve esaslar doğrultusunda çalışmaları yürütmek ve örnek uygulamaları Komisyon ile paylaşmak,

            ğ) Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu kararlarını Üniversitenin birimlerinde duyurmak, uygulamalarını takip etmek ve bu uygulamaların sonuçlarını izlemek,

h)      Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonunun yükseköğretim üst kurullarına hazırlayacağı raporlara destek vermek,

            ı) Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme süreci ile ilgili standartları, kullanılacak yöntem ve belgeleri belirlemek.

i)        Senatosu tarafından verilen diğer görevleri yürütmek.

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunun Çalışması

MADDE 9 –    (1) ADEK, çalışmalarını ayda en az bir toplantı düzenleyerek yürütür. Çalışmaları daha aktif sakilde yürütebilmek için konu hakkında nihai karar daha sonra verilmek üzere tüm üyelere bilgi ve belgeler e-mail olarak gönderilebilir ve üyelerin görüşleri aynı şekilde alınabilir. Başkan veya Başkan vekili tarafından belirlenen toplantı günü ve gündemi, toplantıdan en az bir gün önce Kurul üyelerine e-mail aracılığı ile bildirilir. Kurul üyelerinin belirlenen tarihte toplantılara katılmaları zorunludur. Birim amiri olan üyeler görevli ve izinli olmaları durumunda yerine vekilleri katılır. Diğer üyeler izinli ve görevli olduklarında yazı ile mazeretlerini Kurul Başkanlığına bildirirler. Mazeretsiz toplantıya katılmayan kurul üyeleri, bir sonraki toplantıya kadar kurul başkanına yazılı açıklama yapmak zorundadır. Toplantıya katılanlar “Toplantı Katılım Belgesi”ni imzalarlar. Kurul, üyelerin çoğunluğu ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Toplantılarda alınan kararlar, ADEK Karar Defteri”ne kaydedilerek imza altına alınır. Karşı oy kullananlar gerekçelerini karara yazdırırlar.

(2) Kurul, kendi üyelerinden birisi başkanlığında en az 5 kişiden oluşan “Değerlendirme Ekipleri” kurar. Kurul, bu ekiplere 18’inci Maddede sayılan değerlendirmeler yanında kararlaştırdığı konularda araştırma ve değerlendirme yaptırabilir ve rapor hazırlattırabilir. Kurul hazırlanan bu raporlara dayanarak plan, program, rapor vb. hazırlar veya ilgili konu hakkında karar verir.

Birim Kalite Geliştirme Ekibi

MADDE 10 –                        (1) Birim değerlendirme raporu ve birim faaliyet raporu ile birim iyileştirme eylem planını hazırlamak, birim iç kontrol sistemini kurmak ve ADEK çalışmalarına destek vermek üzere üniversite bütçesi ile ödenek tahsis edilen her bir harcama birimi, kendi içinde “birim kalite geliştirme ekibi” ni kurar. Birim amirleri gerek görmeleri halinde alt birimler düzeyinde “alt birim kalite geliştirme ekibi” kurabilirler. Bu durumda, alt birim kalite geliştirme ekiplerinin düzenledikleri raporlar dikkate alınarak, “birim kalite geliştirme ekibi” tarafından birim raporları hazırlanır.

(2) Rektörlük Özel Kalem Harcama Biriminin “Birim Kalite Geliştirme Ekibi”; Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyon Başkanlığını yürüten rektör yardımcısı başkanlığında, Genel Sekreter, Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörü, iki araştırma ve uygulama merkez müdürü, bir merkez bölüm başkanı ile Rektör tarafından belirlenecek rektör danışmanının katılımıyla en az yedi kişiden oluşur. Rektörlük Özel Kalem Harcama Birimi “Birim Kalite Geliştirme Ekibinin” sekretarya işlemlerini, ilgili rektör danışmanı tarafından yürütülür. Rektörlük araştırma ve uygulama merkez müdürlükleri ile Rektörlüğe bağlı bölüm başkanlıkları, birimlerine ait akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreçlerine ait raporlar,kurdukları Alt Birim Kalite Geliştirme Ekibi’nce hazırlar.  Hazırlanan bu raporlar, birim yöneticisi tarafından imzalandıktan sonra Rektörlük Özel Kalem harcama birimi “Birim Kalite Geliştirme Ekibi”ne belirlenen süre içinde teslim edilir. Rektörlük Özel Kalem Harcama Birimine ait raporlarda, Özel Kalem ile bağlı alt birimlerin bilgilerine ayrı ayrı yer verilir.

(3) Genel Sekreterlik Harcama Birimi, “Birim Kalite Geliştirme Ekibi”, Genel Sekreter başkanlığında, bir genel sekreter yardımcısı, Döner Sermaye İşletme Müdürü, İdari ve Mali İşler Daire Başkanı ile Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürünün katılımı ile en az beş kişiden oluşur. Genel Sekreterlik “Birim Kalite Geliştirme Ekibinin” sekretarya işlemlerini, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü yürütür. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü ile Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, alt birimlerinin akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreçlerine ait raporlar, kurduklarıAlt Birim Kalite Geliştirme Ekiplerince hazırlanır ve Genel Sekreterlik harcama birimi, Birim Kalite Geliştirme Ekibine belirlenen süre içinde telsim edilir. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünün alt birim akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreç raporlarında, işletmenin bütçesi ile her türlü mali bilgilerine de yer verilir. Genel Sekreterlik birimine ait raporlarda Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü ve bağlı diğer birimlerin bilgilerine ayrı ayrı yer verilir.

 (4) “Birim Kalite Geliştirme Ekibi”nin üyeleri, varsa birim kurulu tarafından, yoksa birimin en üst amiri onayı ile görevlendirilir. Oluşturulan “Birim Kalite Geliştirme Ekipleri” ile ekip üyelerindeki değişiklikler bir hafta içinde RektörlükStrateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilir. Ekip, fakülte, yüksekokul, Devlet Konservatuvarı, enstitü, meslek yüksekokullarında dekan yardımcıları/müdür yardımcıları ile bölüm ve/veya anabilim dalı başkanları ile okul sekreterinin katılımı ile en az beş, diğer birimlerde ise tüm alt birim yöneticilerinin de katılımı ile en az üç kişiden oluşur. Birimde tüm çalışanların katılımına rağmen birimde ekip oluşturmak için yeterli sayıda personel bulunmaması halinde  “Birim Kalite Geliştirme Ekibi”, mevcut personellerden oluşturulur. Birim Kalite Geliştirme Ekibinin başkanlığını birimin en üst amiri, bulunmadığı zamanlarda, kalite geliştirme sürecinden sorumlu yardımcısı yürütür. Ekiplerin hazırladığı rapor (varsa) birim yönetim kurulu ve birim kurulunca, yoksa birim ise birim amirince onaylandıktan sonra ADEK’e sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

(5) Alt Birim Kalite Geliştirme Ekibi oluşturulmasının zorunlu olması durumu ile birim amirleri Alt Birim Kalite Geliştirme Ekibi kurulmasına gerek görmeleri halinde, alt birim kalite geliştirme süreçlerini yürütmek ve gerekli raporları hazırlamak üzere alt birim amirlerinin başkanlığında en az 3 kişiden oluşan “Alt Birim Kalite Geliştirme Ekibi” kurulur. Bu ekip tarafından hazırlanan alt birim raporları alt birim yöneticisince onaylanarak, alt birimin bağlı bulundukları harcama birimine gönderilir.

 

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Süreci

MADDE 11 –                        (1) Yükseköğretim kurumlarının akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci, üniversitenin kendi kurumsal temelleri (misyon, vizyon ve değerleri) üzerinde stratejik yapılanmalarını ve bu çerçevede kalite düzeylerini geliştirme çalışmalarını yürütmelerini öngörmektedir. Üniversitenin “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme” çalışmaları tanımlanmış olan aşağıdaki süreçlerden oluşmaktadır;

a)            Stratejik Planlama Süreci,

b)            Performans Programı Hazırlama Süreci,

c)            Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Süreci;

I-             Kurumsal (İç/Dış) Değerlendirme Süreci,

                                                            1-            İç Değerlendirme Süreci,

                                                            2-            Dış Değerlendirme Süreci,

II-          Periyodik İzleme ve İyileştirme Süreci,

                                                            1-            Çalışmaları Periyodik İzleme Süreci,

                                                            2-            İyileştirme Eylemlerinin Planlama süreci,

III-       Faaliyet Raporu Hazırlama Süreci,

IV-       İç Kontrol Sisteminin kurulması,

            (2) Bu süreç, plan döneminden önce 5 yıllık süreyi kapsayan stratejik planın hazırlanması, program döneminden önce stratejik planın yıllık uygulama dilimleri olan yıllık performans programı, yatırım programı ve bütçenin hazırlanması, yapılan bu programlar ve bütçe doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi ile yapılan hizmet ve faaliyetlerin değerlendirilmesi ve kalite geliştirme çalışmalarının yürütülmesi, bu doğrultuda yeni stratejik planın hazırlanması şeklinde bir döngüden oluşmaktadır.

            (3) Stratejik planın hazırlanması sürecinin sahibi Rektör adına “Stratejik Plan Hazırlama Ekibi”dir. Yıllık Performans Programı, Yatırım Programı ve Bütçenin hazırlanması sürecinin sahibi Rektör adına Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı koordinasyonunda tüm harcama yetkilileridir. Yapılan bu programlar ve bütçe doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi sürecinin sahibi Rektör adına başta harcama yetkilileri, birim ve alt birim yöneticileri ile tüm çalışanlardır.

            (4) Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreçlerinde, sürecin sahibi ve yürütücüsü Rektör adına ADEK’tir. Sürecin koordinasyonu ile ADEK’in sekretarya görevini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı yürütür. Süreçle ilgili kurum içi ve kurum dışı her türlü yazışmaları, toplantı organizasyonlarını, anket yapılması, uygulanması ile ADEK tarafından verilen diğer görevleri, ADEK gözetiminde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı yerine getirir.

            (5) Her harcama biriminin “Birim Kalite Geliştirme Ekibi” idari yönden bağlı alt birimlerin bilgilerini de raporlarında ayrı ayrı belirtmek suretiyle, birim akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları yürütülür. Bütçesi olmayan birimler ise idari yönde bağlı bulundukları harcama birimlerinin ilgili süreç çıktılarına katkı sağlamak üzere alt birim kalite geliştirme ekipleri oluşturur. Oluşturulan alt birim kalite geliştirme ekipleri, süreç çıktıları olan raporları idari yönden bağlı bulundukları harcama birimlerine belirlenen süre içinde gönderirler. Birim Kalite Geliştirme Ekibi ilgili süreç çıktıları olan birim raporlarını belirlenen süre içinde tamamlayarak (varsa) “Birim Yönetim Kurulu” ve “Birim Kurulu”tarafından kabul edildikten, yoksa ilgili birim yöneticisi tarafından onaylandıktan sonra belirlenen tarihe kadar Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir.

            (6) Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gelen birim akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreç çıktıları olan raporlar, Başkanlık tarafından kontrol edilir. Kontrol sonucunda eksiklik bulunması veya raporların hiç gelmemesi durumunda Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ilgili birimlere bildirilir. İlgili birimler, istenen bilgi ve belgeler ile eksiklikleri giderilmiş raporları en geç beş işgünü içinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderirler. Bu raporlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından değerlendirmek üzere ADEK’e sunulur. Kurul Başkanı veya vekili, değerlendirme sırasında toplantıya ilgili birim yöneticilerini de çağırabilir. Birim akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreç çıktıları olan ilgili raporlar ADEK tarafından uygun bulunduktan sonra, Üniversitenin ilgili süreç çıktılarının hazırlanmasında dikkate alınır. Birim akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreç çıktıları olan ilgili raporlarının ADEK tarafından uygun bulunmaması durumunda uygun bulunmayan yerleri ile uygun bulunmama gerekçeleri ilgili birime bildirilir. Uygun bulunmayan yerler ile uygun bulunmama gerekçeleri birimler tarafından dikkate alınarak beş işgünü içinde eksiklik ve yanlışlıklar giderilerek kabul ve onayında izlenen yol izlenerek rapor tamamlanır. Raporun son şekli ADEK’e sunulmak üzere aynı süre içinde Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

            (7) Birim akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreç raporları, ADEK tarafından uygun bulunduktan sonra Kurul tarafından belirlenen konularda “Değerlendirme Raporlarını” hazırlamak üzere ekipler oluşturulmuşsa ekiplere, ekipler oluşturulmamışsa Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına havale edilir. Ekipler, birim raporları ve ihtiyaç duydukları diğer bilgileri esas alarak belirlenen süre içinde “Değerlendirme Raporlarını” hazırlar ve ADEK’e sunmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim eder. Bu raporlarda değerlendirmeler yanında konular hakkında yapılması gereken plan, program ve projeler hakkındaki görüşlere de yer verilir. Ekipler tarafından hazırlanan değerlendirme raporları ADEK tarafından görüşüldükten sonra Üniversite akademik değerlendirme ve kalite geliştirme sürecine ilişkin raporlar hazırlanmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına havale edilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından birimlerden veya ekiplerden alınan raporlar esas alınarak, Üniversite akademik değerlendirme ve kalite geliştirme sürecine ilişkin raporlar hazırlanır ve ADEK’e sunulur.  ADEK tarafından incelenerek kabul edilen Üniversite akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreç çıktılarına ait ilgili raporlar Yönetim Kurulu ve Senato tarafından onaylandıktan sonra kesinleşir. Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarında Ek-1’deki iş akış süreci uygulanır.

(8) Akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreçlerinin uygulanmasında ve süreç çıktılarının düzenlenmesinde ilgisine göre, Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan “Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik”, Yükseköğretim Kurumunca yayımlanan “Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliği” ve “Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi” ile ilgili üst kurumlar ve ADEK tarafından belirtilen diğer hususlar dikkate alınarak hazırlanır.

           

Birimlerin Çalışmalara Katılımı

MADDE 12 –                        (1) Üniversitenin tüm birimleri, ADEK’in çalışmalarına destek verir. Tüm birimler, ADEK’in yönlendirmesi doğrultusunda kendi akademik ve idari hizmetlerinin kalite geliştirme faaliyetlerini koordine eder ve performanslarını izler. ADEK’in istediği plan, program, rapor, bilgi ve belgeleri istenilen formatta belirlenen süreler içerisinde hazırlayarak Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderirler.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

MADDE 13 –                        (1) Üniversitenin, İç Kontrol Sisteminin kurulması ile Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu, Faaliyet Raporu, İyileştirme Eylem Planı’nın hazırlanması, izleme ve değerlendirme süreçlerinde koordinasyonun sağlanması çalışmalarında ADEK’in sekretarya görevlerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı yürütür. Bu görevler kapsamında istenen tüm bilgi, belge ve raporlar birimler tarafından belirlenen süre içinde Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.

(2) Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Üniversite Yönetim Kurulu ve ADEK tarafından alınan kararlar doğrultusunda birimlerden gelen raporları gözden geçirip, konsolide ederek, Üniversitenin Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporunu, İyileştirme Eylem Planını ve Faaliyet Raporunu hazırlayarak ADEK’e sunar.

(3) Bu görevlerini yerine getirebilmesi için Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına yeterli nitelik ve nitelikte personel görevlendirilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Stratejik Planlama Şube Müdürlüğü içinde farklı görevleri yerine getirmek üzere yeterli sayıda alt birimler kurulabilir.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kurumsal (İç) Değerlendirme

Kurumsal (İç) Değerlendirme Süreci

MADDE 14 –                        (1) İç Değerlendirme Süreci’nin amacı, stratejik planlama çalışmalarında Üniversitenin, kurumsal anlamda özdeğerlendirme ve çevre değerlendirmesini gerçekleştirmek, zayıf ve kuvvetli yönleri ile önündeki fırsatları ve karşılaşacakları tehditleri ortaya çıkarmaktır. İç DeğerlendirmeSüreci Üniversitenin kurumsal nitelikleri ve özellikleri ışığında; Kurumsal değerlendirme (özdeğerlendirme ve çevre değerlendirme) çalışmalarını yapmayı, performans sonuçlarını belirlemeyi, SWOT sonuçlarını ortaya çıkarmayı ve sonuç olarak Üniversitenin “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”nu oluşturmayı hedeflemektedir. İç değerlendirme kapsamında, Üniversitenin her türlü eğitim-öğretim, araştırma uygulama faaliyetleri, idari hizmetlerinin kalitesi ve kalite geliştirme çalışmaları ile çevresel unsurlarının kendi değerlendiricileri (Birim Değerlendirme Ekipleri ve ADEK) tarafından değerlendirilir. Özdeğerlendirme kapsamında, Üniversitenin eğitim-öğretim faaliyetleri, araştırma-geliştirme çalışmaları, idari ve destek hizmetleri ile yönetim faaliyetleri ve ilişkileri; Çevre değerlendirmesi kapsamında, Üniversitenin çevresinde bulunan ve Üniversiteyi etkileyen ancak Üniversite tarafından kontrol edilemeyen unsurları değerlendirilir. İç Değerlendirmede sürecinin sahibi Rektör olup, değerlendirme çalışmalarını Rektör adına ADEK yürütür. Birimlerde, değerlendirmelerin yapılıp, raporlarının zamanında hazırlanmasından ve yapılan değerlendirmelerdeki bilgilerin doğruluğundan ilgili birim yöneticileri; birim değerlendirmeleri esas alınarak Üniversitenin akademik değerlendirme ve kalite geliştirme raporunun zamanında hazırlanmasından ADEK, Rektöre karşı sorumludur.

 

Sürecin Girdileri

MADDE 15 –                        (1) Kurumsal Değerlendirme Süreci kapsamında;

1-      Özdeğerlendirme çalışmaları için sürecin girdileri; Üniversitenin/birimlerin,

a)        Kurumsal nitelikleri ve özellikleri,

b)     Uygulanmakta olan stratejik plan,

c)     Bir önceki yılda uygulanan stratejik hedef, faaliyet-projeler,

ç)    Bir önceki yılda uygulanan “Eylem Planları” ile “İyileştirme Eylem Planları”,

d)     Kurumsal süreçleri (idari süreçler, destek süreçleri, akademik süreçler),

e)     Bir önceki yılın performans gösterge hedef değerleri,

f)      Periyodik izleme ve iyileştirme sürecinin çıktıları,

g)     Bir önceki yıl “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”ndan;

2-      Çevre değerlendirme çalışmaları için sürecin girdileri;

a)      Bir önceki yıl “Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonunun Raporu”,

b)      Mezunlar ile ilgili bilgiler,

c)Sanayi ve Ticaret Odası Bilgileri,

           ç)  Toplumsal ve kent bilgileri,

d)     Sektörel bilgiler,

e)Ulusal ve uluslararası ilgili diğer veriler vb.lerinden

oluşmaktadır. 

 

 

Değerlendirmede Dikkate Alınacak Temel İlkeler

MADDE 16 –                        (1) Üniversitenin/birimin değerlendirmesi yapılırken aşağıdaki kriterler dikkate alınır:

a)        Hizmeti üretenler ile kullananların hizmetten memnuniyeti esas alınır ve bu kapsamda, konuların değerlendirilmesinde hizmeti kullananların algılamaları, mümkün olduğu ölçüde bilimsel bilgi toplama yöntemleri kullanılarak ölçülür,

b)        Değerlendirme konusu ile ilgili stratejik amaç ve hedefler esas alınır,

c)        Sadece mevcut durum değerlendirilir, planlanan veya yazılı olmadığı halde sözlü belirtilen durumlar dikkate alınmaz,

           ç)   Yapılan işlerin sonuçları ölçülebilir göstergeler açısından değerlendirilir,

d)        Kaynakların kullanımı dikkate alınarak değerlendirme yapılır,

e)        İyileştirmeye açık alanlar (zayıf yönler) ile tehditler belirlenmeye çalışılır,

f)         İyi olduğu yönler (güçlü yönler) ile önündeki fırsatlar belirlenmeye çalışılır,

g)        Yaklaşım olarak, olabildiği ölçüde izlenebilir uygulama planlarına dönüştürülebilecek sonuçlara ulaşılmaya çalışılır.

Değerlendirme Yol Haritası

MADDE 17 –                        (1) Kurumda ve birimlerde değerlendirme ekiplerinin oluşturulması, değerlendirmenin ne zaman başlayacağı ve hangi eylemlerin ne zaman başlayıp ne zaman bitirileceği, raporun kim tarafından ne zaman yazılacağı vb. konuların belirtildiği belgeye Değerlendirme Yol Haritası”denir. Çerçeve Kurumsal Değerlendirme Yol Haritası Ek-2’de ve Birim Değerlendirme Yol Haritası Ek-3’te düzenlenmiştir. İhtiyaç duyulması halinde bu yol haritaları detaylandırılır. Çalışmalar bu Değerlendirme Yol Haritalarına uygun olarak başlanır ve yürütülür.

Sürecin Eylemleri

MADDE 18 –                        (1) Kurumsal değerlendirme süreci, aşağıdaki eylemlerden oluşmaktadır:

a)  Değerlendirme ekiplerinin oluşturmasıBirimlerin yıllık değerlendirmeleri Birim Kalite Geliştirme Ekipleri tarafından “Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi” esas alınarak yapılır ve sonuçta “Birim Yıllık Değerlendirme Raporu” oluşturulur. Üniversitenin yıllık değerlendirmeleri, ADEK tarafından oluşturulan 10 ayrı değerlendirme ekibinin hazırlayacağı “Değerlendirme Raporları” esas alınarak yapılır. Değerlendirme ekipleri alanlarında uzman kişiler arasından seçilecek en az 5 kişiden oluşur ve ekip başkanlığını ADEK üyelerinden birisi yapar. ADEK tarafından görevlendirilecek değerlendirme ekiplerinin görevleri aşağıdaki şekilde belirlenir;

Ekip-1-    Girdilerin (ilişkiler ve kaynaklar) değerlendirilmesi,

Ekip-2-    Kurumsal nitelik ve özelliklerin değerlendirilmesi,

Ekip-3-    Eğitim-öğretim süreçlerinin değerlendirilmesi,

Ekip-4-    Araştırma-geliştirme (Bilgi Üretme) süreçlerinin değerlendirilmesi,

Ekip-5-    Uygulama ve hizmet süreçlerinin değerlendirilmesi,

Ekip-6-    İdari ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi,

Ekip-7-    Yönetsel özelliklerin (Yapısal) değerlendirilmesi,

Ekip-8-    Yönetsel özelliklerin (Davranışsal) değerlendirilmesi,

Ekip-9-    Sonuçların/çıktıların misyonu başarma ve performansı değerlendirilmesi,

Ekip-10-  Çevrenin Değerlendirmesi,

Bu Ekipler birimlerden alınan yıllık birim değerlendirme raporlarına ve diğer bilgilere dayanarak yaptığı değerlendirmeler sonucunda “Yıllık Değerlendirme Raporlarını” hazırlayarak ADEK’e sunmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına verir. Bu değerlendirme raporları doğrultusunda Üniversitenin yıllık “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu” Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca tarafından hazırlanır ve ADEK’e sunulur.

b)  Bir önceki yılın iyileştirmeye açık alanlarının değerlendirilmesi; İyileştirmeye açık alanlar birim ve kurum düzeyinde aşağıdaki başlıklar altında değerlendirmeye tabi tutulur:

–    Bir önceki yılın performans hedeflerinin değerlendirilmesi,

–    Bir önceki yılın performans sonuçlarının değerlendirilmesi,

–    Bir önceki değerlendirmede ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanların değerlendirilmesi, (iyileştirmeye açık alanlar belirlendikleri yılı gösterecek şekilde kodlanacak ve iyileştirilmeyen alanlar aynı kod ile bir sonraki rapora taşınacaktır. Genel olarak XXX-XX-XX-XX-XXXX şeklinde bir format kullanılacaktır. Burada, Üniversite Kodu-Yıl-Birim (fakülte/ yüksek okul/ meslek yüksekokul/enstitü vb.) Kod-Alt Birim (bölüm/ program/ anabilim/ anasanat dalı vb.) Kodu-İyileştirmeye Açık Alan numarası yazılacaktır (Standart kodlama sistemi ADEK tarafından ayrıca belirlenecektir.)

–    Yıl içinde bu alanlarla ilgili yapılan iyileştirmelerin değerlendirilmesi,

–    İyileştirme çalışmalarının sonuçları ve yapılan iyileştirmelerden elde edilen faydaların değerlendirilmesi,

–    En iyi iyileştirme uygulamasının önerilmesi.

c)  Kurumsal değerlendirme çalışmalarının gerçekleştirilmesi;

1- Özdeğerlendirme Çalışmaları; Üniversite ve birimlerde Özdeğerlendirme Süreci, aşağıdaki Şekil’de gösterilenÖzdeğerlendirme Modeli göz önüne alınarak gerçekleştirilir. Özdeğerlendirme çalışmalarında, YÖDEK tarafından yayımlanan Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberinde belirlenen her bir değerlendirme konusu için, beklenen düzeyin durumuna bakılarak, aşağıda karşılıkları belirtilmiş olan 5’li (beşli) gösterge üzerinden bir puan verilecektir:  Bunlar;

Beklenen düzeyin çok altı  : 1 puan

Beklenen düzeyin altı         : 2 puan         

Beklenen  düzey                 : 3 puan

Beklenen düzeyin üstü       : 4 puan

Beklenen düzeyin çok üstü : 5 puan

2- Çevre değerlendirme çalışmaları; Çevre değerlendirmesi kapsamında aşağıda belirtilen başlıklar altında değerlendirmeler yapılır:

a)      Yükseköğretim alanındaki ulusal ve uluslararası gelişmelerin değerlendirilmesi,

b)      Mezunlar ile ilgili gelişmelerin değerlendirilmesi,

c)      Toplumsal gelişmelerin ve toplum ile ilişkilerin değerlendirilmesi,

d)     Sanayi ve sosyal kurumları ile ilişkiler ve gelişmelerin değerlendirilmesi,

e)      Eğitim teknolojilerindeki gelişmelerin değerlendirilmesi,

f)       Yasal düzenlemeler ile Üniversite/Birimdeki gelişmelerin değerlendirilmesi,

g)      Üniversitenin/Birimin, bulunduğu bölgenin ekonomik ve ticari kalkınmasına etkisinin değerlendirilmesi.

 

 

 

 

Üniversitenin/Birimin Özdeğerlendirme Modeli

 

Periyodik Performans Değerlendirme ve İyileştirme Çalışmalarının Gerçekleştirilmesi; Periyodik izleme ve iyileştirme sürecinin amacı, Üniversite “Performans Programı” ve dolayısıyla “Stratejik Planı” uygulamasının izlenmesi ve iyileştirme çalışmalarının koordinasyonunu sağlamaktır. Sürecin hedefleri ve eylemleri şunlardır:

Performans Göstergelerinin Sorgulanması ve Ölçülmesi; Stratejik planda ve performans programında yer alan performans göstergeleri sorgulanarak ölçülür; hedef değerleri ile ölçülen değerleri karşılaştırılır ve değerlendirme raporlarında bu karşılaştırmanın sonucuna yer verilir. Bu kapsamda ölçülecek olan temel performans göstergelerinin listesi YÖDEK Rehberinin Ekinde yer alan “Performans Göstergeleri” bölümünde verilmiştir.

Performans Grafiklerinin Çizilmesi; Üniversite performans göstergelerinin hedef değerler ile karşılaştırılarak performans grafikleri çizilir. Üniversite performans göstergelerinin ağırlıklı ortalamaları alınarak birimlerin ve dolayısı ile kurumun hedeflerine ulaşma performansı hesaplanır. Bu kapsamda Üniversite performans göstergelerinin ağırlıklı ortalamaları Tablosu, YÖDEK Rehberinin “Kurumsal Değerlendirme Süreci” bölümü Ekinde yer verilmiştir.

-Performans Düşüklüğü Olan Anların Belirlenmesi ve Nedenlerinin Araştırılması; Performans hedeflerine ulaşılamayan alanlar incelenir, bunların nedenleri değerlendirme raporlarında ortaya konulur.

İyileştirmeye Açık Alanların Belirlenmesi ve İyileştirme Eylem Planının Oluşturulması; Performans hedeflerine ulaşılamayan alanlarda öncelikli olarak iyileştirilmesi gereken konular belirlenir ve bu alanlarda yapılacak olan iyileştirmeler Akademik Değerlendirme raporunun (İyileştirme Eylem Planında) “İyileştirme Eylemeleri” bölümünde ortaya konulur.

d)   Çevre Değerlendirmesinin YapılmasıGelecekteki fırsat ve tehditleri belirleme esas olmak üzere “Çevre Değerlendirme çalışmaları” nda belirtilen başlıklar altında Birimlerin ve Üniversitenin çevre değerlendirme çalışmaları yapılır ve değerlendirme raporlarında ortaya konulur.  

e)    SWOT Sonuçlarının Çıkartılması; SWOT analizi, bir kurumun stratejilerini belirlemeye esas olmak üzere, kuvvetli ve zayıf yönlerini, önündeki fırsatları ve tehditleri ortaya koyan analizdir. Değerlendirme sürecinin bu aşamasında birimler, birim SWOT analizini yapar sonuçlarını “Birim Değerlendirme Raporu”nda ortaya koyarlar. Kurumsal düzeyde ise Birim değerlendirme raporları da dikkate alınarak Üniversite SWOT analizi tamamlanır ve sonuçları "Üniversitenin “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”, “Faaliyet Raporu” ve “Stratejik Plan”da kullanılır. SWOT sonuçlarının çıkarılması ile değerlendirme raporu tamamlanır. Tamamlanmış olan birim değerlendirme raporu yetkili organlar tarafından onaylandıktan sonra ADEK’e sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu” ADEK tarafından kabul edildikten sonra Üniversite Yönetim Kuruluna ve Senatosuna sunulur.   

İç Değerlendirme Konuları

MADDE 19 –                        (1) Üniversitede/birimde yapılacak iç değerlendirmede; Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Komisyonu (YÖDEK) tarafından hazırlanan“Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Rehberi” ile belirlenen değerlendirme süreç, usul ve esaslar ile değerlendirme konu başlıkları göz önüne alınarak, aşağıdaki konularda değerlendirme çalışmaları yapılır:

a)      Stratejik Planın belirlediği misyon, vizyon, amaç ve hedefler,

b)      Yükseköğretim üst kurullarının veya YÖDEK ve Maliye Bakanlığının belirleyeceği yükseköğretim kurumlarını kapsayan ölçülebilir nitelikteki hedeflerin, bu hedeflerle ilgili performans göstergelerinin belirlenmesi ve bunların periyodik olarak gözden geçirilmesi,

c)      Mali kaynaklarının eğitim-öğretim ve araştırma faaliyetleri ile idari hizmetler için etkin ve verimli kullanılması,

            ç)  Eğitim-öğretim süreçleri, ders program ve yükleri, eğitim programlarının etkinliği, öğrenci katılımı ve memnuniyeti başta olmak üzere öğrencilerinin kalite ve performansları ile ilgili çalışmaları,

d)     Araştırma faaliyetleri ve etkinliği ile akademisyenlerinin kurumsal çalışmalara katılımı ve memnuniyeti başta olmak üzere ilgili süreçleri,

e)      Bilişim ve akademik altyapı (laboratuvar, kütüphane vb.) hizmetleri,

f)       Akademik birimlerinin araştırma ve geliştirme faaliyetleri,

g)      İdari personelinin kurumsal çalışmalara katılımı, memnuniyeti ile idari ve destek hizmetleri,  

            ğ)   Mezun yönetim ve izleme sistemi,

h)      Topluma açıklık ve toplum hizmetleri,

            ı)    Yaşam boyu eğitim faaliyetleri,

i)        Bir önceki iç değerlendirmede ortaya çıkan ve iyileştirilmeye ihtiyaç duyulan alanlarla ilgili çalışmalar,

j)        YÖDEK ve ADEK tarafından daha ayrıntılı olarak belirlenecek diğer konular.

 

            Performans Değerlendirmesi

MADDE 20 –                        (1) Performans değerlendirmesinin temel amacı; kurumsal öğrenmeyi ve bilgiyi arttırarak, geleceğe ilişkin belirsizlikleri azaltmak, karar alma süreçlerini güçlendirmek ve geleceğe ilişkin olarak doğru kararlar vermesini sağlamak, hesap verebilirlik için zemin oluşturmak ve etkin kaynak dağılımını sağlamaktır. Performans değerlendirmesi, Üniversitenin ve/veya birimlerin faaliyet ve projelerini açıklamalarına yardımcı olur. Performans değerlendirmeleri sonucunda harcama birimleri bütçe ödeneklerinin tespit edilmesi, bütçe uygulamalarının izlenmesi ile sonuçta kaynakların yerinde ve zamanında kullanılıp kullanılmadığı izlenmiş olur.

(2)Yapılacak performans değerlendirmeleri ile Üniversite/birimin hedeflerini gerçekleştirme dereceleri ile belirledikleri strateji ve hedeflerin etkinliğini incelenmek mümkün olacaktır. Kurumsal değerlendirme çalışmaları sırasında performans göstergelerinin sorgulanması ve ölçülmesi, performans düşüklüğü olan anların belirlenmesi ve nedenlerinin araştırılması ile performans grafiklerinin çizilmesi başlıklarında performans değerlendirmeleri yapılır. Bu değerlendirmeler birim ve Kurum değerlendirme raporlarında yer verilir.

Performans Bilgi Sistemi

MADDE 21 –                        (1) Performans bilgi sistemi, Üniversitenin/birimin yönetim sisteminin bir parçası olarak yöneticilerin karar almasına katkı sağlar. ADEK tarafından belirlenecek ve Yönetim Kurulu ve Senato tarafından kabul edilen, şekil ve yöntemde her birim, performans bilgisini üretecek bir “Performans Bilgi Sistemi” oluşturması gerekir. Üniversitenin performans bilgisi ise birimlerin performans bilgi sistemlerinin bütününden oluşmaktadır. Üniversitenin tüm birimleri tarafından kullanılabileceği web tabanlı entegre yönetim bilgi sistemi oluşturabilir ve bu durumda tüm birimler bu bilgi sistemini kullanması ve ADEK tarafından belirlene süre içinde bilgi girişlerini yapmak zorunludur.

İyileştirme eylem planı

MADDE 22 –                        (1) Birimlerde yapılan iç veya dış değerlendirmeler ile performans değerlendirmeleri sonucunda ortaya çıkan iyileştirmeye açık alanların iyileştirilebilmesi için her bir akademik birimin “Birim Değerlendirme Raporu” içinde  “İyileştirme Önerileri” bölümünü de hazırlar. ADEK idari birimlerin de “İyileştirme Önerileri” bölümünün hazırlamasını isteyebilir. “Birim Değerlendirme Raporu” içinde yer alan birim “İyileştirme Önerileri” ADEK’e sunulmak üzere 20 Ocak’a kadar “Birim Değerlendirme Raporu” ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. Birim iyileştirme önerileri ADEK tarafından değerlendirilerek uygun bulunduktan sonra bu önerilerde esas alınarakÜniversite İyileştirme Eylem Planı Akademik Değerlendirme ve kalite Geliştirme Raporu’nun“İyileştirme Önerileri” bölümünde yer verilir. Bu bölümde hangi iyileştirmelerin, hangi kaynaklarla, hangi birimlerin ve kimlerin sorumluluğunda, ne zaman ve ne kadar sürede tamamlanması gerektiği belirtilir. İyileştirme eylemleri birimlerin akademik ve idari faaliyetlerini kapsayacak şekilde hazırlanır. İyileştirme eylem planları, ilgili birim yöneticisi tarafından yürütülür. Standardın sağlanabilmesi için birimler tarafından hazırlanacak “iyileştirme önerileri” nin şekli ve içeriği ADEK tarafından ayrıca belirlenebilir.

(2) Birimlerin yıl içinde kendi kaynakları ile yapabilecekleri iyileştirmeler, ilgili birimin uygulanmakta olan performans programı da dikkate alınarak birim yöneticileri birim içinde gerekli iyileştirme çalışmalarını gerçekleştirir. Birimler yıl içinde kendi kaynakları dışındaki Üniversite kaynakları ile yapabilecekleri iyileştirmeler için “iyileştirme önerileri” içinde yer verilerek Rektörlükten talepte bulunur ve Üniversitenin uygulanmakta olan performans programı dikkate alınarak talepler Rektörlükçe değerlendirilir. Birimlerin gelecek yıllarda yapabilecekleri iyileştirmeler, ilgili yıllar performans programlarında gösterilir. Yapılan iyileştirme çalışmaları, iyileştirme eylem planına uygunluğu izlenir ve etkinliği değerlendirilir. Gereken hallerde iyileştirme planlarında güncellemeler yapılabilir.

Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu

MADDE 23 –                        (1) “Kurumsal Değerlendirme”, performans sonuçlarının ölçülmesini ve yöneticilerin geleceğe ilişkin olarak doğru kararlar vermesini sağlar. Performans değerlendirmesinin temel amacı bilgiyi arttırarak geleceğe ilişkin belirsizlikleri azaltmak, karar alma süreçlerini güçlendirmek, hesap verebilirlik için zemin oluşturmak, kurumsal öğrenmeyi ve etkin kaynak dağılımını sağlamaktır. Performans değerlendirmesi Üniversitenin ve/veya birimlerin faaliyet ve projelerinin açıklanmasına yardımcı olur.

(2) Harcama birimleri, EK-3’teki “Birim Değerlendirme Yol Haritası”na uygun olarak bir önceki yıla ilişkin iç değerlendirme çalışmalarını yapar ve “Birim Değerlendirme Raporu”nu tamamlayarak her yıl 20 Ocak tarihine kadar ADEK’e sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. ADEK Üniversitenin bir önceki yıla ilişkin iç değerlendirme çalışmalarını EK-2’deki “Kurum Değerlendirme Yol Haritası”na uygun olarak yapar ve Üniversitenin“Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”nu tamamlayarak her yıl 25 Şubat tarihine kadar Üniversite Yönetim Kurulu ve Senatosuna sunar. 

(3) Kurum ve birim değerlendirme raporları yıllık olarak; iyileştirme çalışmalarının izlenmesine ilişkin ara izleme raporu ise Haziran sonu itibarı ile en geç Ağustos ayı içinde düzenlenir. Ancak, Senato, bir yıldan az süreler için veya birkaç yılın uygulama sonuçlarını kapsayacak birim ve/veya Kurumsal değerlendirmelerin yapılmasına ve “Değerlendirme Raporu” hazırlanmasına karar verebilir. Kısa veya uzun dönem için hazırlanmasına karar verilen iç değerlendirmeler kararda belirlenen süre içinde tamamlanır. Hazırlanan birim değerlendirme  ve izleme raporu (varsa) birim yönetim kurulu ve birim kurulu tarafından kabul edilip, (yoksa) birim amiri tarafından onaylandıktan sonra aynı süre içinde ADEK’e sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderir. Üniversite/birim değerlendirmeleri, bu Yönergenin 9.10.11.12.ve 13’üncü Maddeleri de dikkate alınarak hazırlanır.  

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Kurumsal (Dış) Değerlendirme

 

Dış Değerlendirme Süreci

MADDE 24 –                        (1) ADEK tarafından teklif edilip Rektör tarafından uygun gördüğü durumda, Üniversite geneli veya belirlenen birimlerde bu Yönergenin Üçüncü Bölümünde belirtilen iç değerlendirme sürecini, aynı takvime göre, 19’unci Maddede belirtilen konuları da içerecek şekilde “Kalite Değerlendirme Tescil Belgesi”ne sahip bağımsız bir kurum, kuruluş veya kurul ile birlikte yürütebilir. Dış değerlendirme çalışmalarında, iç değerlendirme sürecindeki süreç ve takvim uygulanır. Dış değerlendirme sonucunda, dış değerlendiriciler ile birlikte birimlerde Birim Değerlendirme Raporu” hazırlanır ve (varsa) birim yönetim kurulu ve birim kurulu tarafından karara bağlanır, (yoksa) birim amiri tarafından onaylandıktan sonra aynı süre içinde ADEK’e sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. ADEK; dış değerlendiriciler ile birlikte, birim değerlendirme raporlarını da dikkate alarak Üniversite “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporunu” hazırlar. Dış değerlendirme sonucu hazırlanan “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu” Şubat ayı içinde Yönetim Kurulu ve Senato tarafından karara bağlanır. Birimde dış değerlendirme yapılıp, buna dayalı olarak “Birim Değerlendirme Raporuhazırlanması durumunda ilgili birimde o yıla ilişkin ayrıca bir iç değerlendirme yapılmaz. Aynı şekilde Üniversite genelinde dış değerlendirme yapılıp, buna dayalı olarak “Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”  hazırlanması durumunda Üniversitede o yıla ilişkin ayrıca bir iç değerlendirme yapılmaz.

            (2) Dış değerlendirme yapılmasına karar verilmesi durumunda ADEK, Yükseköğretim Kurumlarında Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönetmeliğinde tanımlanan dış değerlendirme yetkisine (Kalite Değerlendirme Tescil Belgesine) sahip kurum, kuruluş veya kurullardan birisini seçer.

 

(3) Dış değerlendirme sonucuna göre Üniversitenin kalite ve kalite geliştirme düzeyini gösteren "Kalite Belgesi"ni alabilir. Kalite belgesinin geçerlilik süresi beş yıldır. Kalite belgesi, kurum bazında alınabileceği gibi birim ve/veya alt birimler bazında da alınabilir.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Faaliyetlerin Raporlanması

 

Faaliyetleri Raporlamanın Genel İlkeleri

MADDE 25 –                        (1) Faaliyet raporları aşağıdaki ilkelere uygun olarak düzenlenir;

a)                  Faaliyet raporları, mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu sağlayacak şekilde hazırlanır.

b)                  Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin doğru, güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunludur.

c)                  Faaliyet raporları, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanılarak hazırlanır.

            ç)  Faaliyet raporlarında yer alan bilgilerin eksiksiz olması, faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle açıklaması gerekir. Üniversitenin/birimin faaliyetleriyle ilgisi olmayan hususlara faaliyet raporlarında yer verilmez.

d)                 Faaliyet sonuçlarının gösterilmesi ve değerlendirilmesinde aynı yöntemler kullanılır. Yöntem değişiklikleri olması durumunda, bu değişiklikler raporda açıklanır.

e)                  Faaliyet raporları, bir yılın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlanır.

f)                   Faaliyet raporları ve performans değerlendirmeleri yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde hazırlanır.

           

 

 

Faaliyet Raporunun Şekli ve Hazırlama Süreci

MADDE 26 –                         (1) Harcama birimleri, birim kalite geliştirme ekipleri aracılığı ile her yıl Şubat ayı sonuna kadar bir önceki yıla ait “Birim Faaliyet Raporu”nu hazırlamak zorundadırlar. İdari yönden belirli harcama birimlerine bağlı birimlerin faaliyetleri ise ayrı ayrı belirtilmek suretiyle idari yönden bağlı bulunduğu birimlerin faaliyet raporları içinde yer alır. Birim “Faaliyet Raporu”nda yer alan performans değerlendirme sonuçları “Birim Değerlendirme Raporu”nda yer alan değerlendirmeler ile uyumlu olmalıdır. Birim faaliyet raporları, Ek-4’daki şekle uygun ve belirtilen konuları da kapsayacak şekilde eksiksiz olarak hazırlanır. Bu raporlarında sadece harcama birimine ilişkin bilgilere yer verilir. Birim faaliyet raporuna harcama yetkilileri tarafından imzalanan ve Ek-7’de örneği yer "İç Kontrol Güvence Beyanı" eklenir. Hazırlanan birim faaliyet raporları (varsa) birim yönetim kurulu ve birim kurulu tarafından karara bağlanıp, (yoksa) birim amiri (harcama yetkilisi) tarafından onaylanarak izleyen yılın Şubat ayı sonuna kadar ADEK’e sunulmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Harcama yetkilileri, birim faaliyet raporunun içeriğinden ve raporda yer alan bilgilerin doğruluğundan Rektöre karşı sorumludur.

(2) Birim faaliyet raporları ADEK tarafından incelendikten sonra uygun bulunanlar karara bağlanır. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca, birim faaliyet raporları esas alınarak, bir önceki yıla ait tüm faaliyet sonuçlarını gösteren “Üniversite Faaliyet Raporu” Mart ayı sonuna kadar hazırlanır. “Üniversite Faaliyet Raporu”, Ek-4’teki şekle uygun ve belirtilen konuları da kapsayacak şekilde eksiksiz olarak hazırlanır. Faaliyet raporlarında yer alan performans değerlendirmeleri “Üniversite Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Raporu”ndaki değerlendirmeler ile uyumlu olmalıdır.  Üniversite faaliyet raporuna Rektör tarafından imzalanan ve Ek-5’de örneği yer alan "İç Kontrol Güvence Beyanı" ile Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanan Ek-6’da örneği yer alan "Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyanı"  eklenir. Hazırlanan faaliyet raporu, ADEK tarafından kabul edildikten sonra, Nisan ayı sonuna kadar Yönetim Kurulu ve Senato tarafından karara bağlanır. Aynı süre ininde bu raporların birer örneği Sayıştay Başkanlığına ve Maliye Bakanlığına gönderilir.

(3) “Birim Faaliyet Raporu”,  ve “Üniversite Faaliyet Raporu” Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkındaki Yönetmelik ile bu Yönergenin 9.10.11.12.ve 13’üncü Maddeleri hükümleri de dikkate alınarak hazırlanır.

 

ALTINCI BÖLÜM

İç Kontrol

İç Kontrol Sistemi

MADDE 27 –                        (1) Üniversite düzeyinde iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden Rektör adına ADEK sorumludur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ise iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması, geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve iç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarında ADEK’in sekretarya işlemlerini yürütmekle görevlidir.

 

(2) Üniversitede iç kontrol sisteminin kurulması çalışmaları; Merkezi uyumlaştırma görevi kapsamında Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan mevzuat doğrultusunda oluşturulan Kamu İç Kontrol Standartları ile Üniversitenin iç kontrol sisteminin uyumlu hale getirilmesi gerekmesini kapsar.  

 

 

 

 

 

 

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Diğer Hükümler

 

Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Süreç Çıktılarının Kamuoyuna Açıklığı

MADDE 28 –                        (1) Üniversitede yapılan akademik değerlendirme ve kalite geliştirme süreci sonucunda birim ve Üniversite bazında hazırlanan raporlar aksine bir hüküm bulunmadığı takdirde kamuoyuna açıktır. Bu raporlar Üniversitenin/birimlerin internet sayfalarında yayınlanır.

 

İyi Uygulamaların Ödüllendirilmesi

MADDE 29 –                        (1) ADEK, Üniversite birimlerinin örnek kalite geliştirme çalışmalarını teşvik amacıyla ödüllendirmesi için Rektörlüğe sunar.

Kalite Çalışmaları Kapsamındaki Harcamalar

MADDE 30 –                        (1) Bu Yönerge kapsamında gerçekleştirilecek olan çalışmalara ilişkin harcamalar, ilgili birim bütçesinden karşılanır.

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

 

EK Maddeler

MADDE 1 –     (1) Senatonun 22/08/2008 Tarih ve 2008/80 Sayılı Kararı ile kabul edilen Afyon Kocatepe Üniversitesi Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Yönergesi bu Yönergenin kabul tarihinden geçerli olmak üzere yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

MADDE 31 –                        (1) Bu Yönerge kabul tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 32 –                        (1) Bu Yönerge hükümlerini Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörü yürütür.

 

 

 

    EK–2 Kurumsal Değerlendirme Yol Haritası

 

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

KURUMSAL DEĞERLENDİRME YOL HARİTASI

 

 

Adım

Eylem

(Tamamlama Tarihi)

Süresi

(hafta)

Sorumlu

Top. Süre

1

ADEK-Değerlendirme Ekiplerinin Kurulması

 (07.Ocak)

1

ADEK

1

2

Bir önceki yılın iyileştirmeye açık alanları ile ilgili değerlendirmelerin yapılması (14.Ocak)

1

ADEK

 

1+1 = 2

3

Girdilerin (ilişkiler ve kaynaklar) değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 1

 

2+1 = 3

Kurumsal nitelik ve özelliklerin değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 2

Eğitim ve öğretim süreçlerinin değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 3

Araştırma ve geliştirme (Bilgi üretme) süreçlerinin değerlendirilmesi(21.Ocak)

1

Ekip 4

Uygulama ve hizmet süreçlerinin değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 5

İdari ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 6

Yönetsel özelliklerin (Yapısal) değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 7

Yönetsel özelliklerin (Davranışsal) değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 8

Sonuçların  (çıktılar) ve yükseköğretim misyonunu başarma performansının değerlendirilmesi (21.Ocak)

1

Ekip 9

4

Performans grafiklerinin hazırlanması (28.Ocak)

1

Tüm Ekip

3+1 = 4

İyileştirmeye açık alanların belirlenmesi ve

İyileştirme Eylem Planının hazırlanması (4.Şubat)

1

Tüm Ekip

4+1 = 5

5

Çevre değerlendirmesinin yapılması (11.Şubat)

1

Ekip 10

5+1=6

6

SWOT sonuçlarının çıkarılması ve Değerlendirme raporlarının hazırlanması(18.Şubat)

1

Tüm Ekip

6+1= 7

7

Üniversitenin Akademik Değerlendirme Ve Kalite Geliştirme Raporunun hazırlanması, Yönetim Kurulu ve Senatoya sunulması (25.Şubat)

1

ADEK

7+1 = 8

8

Değerlendirme sonuçlarının yükseköğretim kurumunun üst kurullarına sunulması ve ilgili paydaşlar ile paylaşılması     (28.Şubat)

 

SGDB

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EK–3 Birim Değerlendirme Yol Haritası

 

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

BİRİM DEĞERLENDİRME YOL HARİTASI

 

Adımı

Eylem

(Tamamlama Tarihi)

Süresi

(hafta)

Sorumlu

Top. Süre

1

Değerlendirme Ekiplerinin (Birim Kalite Ekiplerini) Kurulması(01.Aralık)

1

Birim Kurulu/

Yönetici

1

2

Bir önceki yılın iyileştirmeye açık alanları ile ilgili değerlendirmelerin yapılması (8.Aralık)

1

Birim Ekibi

1+1 = 2

3

Girdilerin (ilişkiler ve kaynaklar) değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

2+1 = 3

Kurumsal nitelik ve özelliklerin değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

Eğitim ve öğretim süreçlerinin değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

Araştırma ve geliştirme süreçlerinin değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

Uygulama ve hizmet süreçlerinin değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

İdari ve destek süreçlerinin değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

Yönetsel özelliklerin değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

Sonuçların  (çıktılar) ve yükseköğretim misyonunu başarma performansının değerlendirilmesi (15.Aralık)

1

Birim Ekibi

4

Performans grafiklerinin hazırlanması (21.Aralık)

1

Birim Ekibi

3+1 = 4

İyileştirmeye açık alanların belirlenmesi ve İyileştirme olabilmesi için yapılması gerekenlere ilişkin görüş ve öneriler. (28.Aralık)

1

Birim Ekibi

4+1 = 5

5

Çevre değerlendirmesinin yapılması (04.Ocak)

1

Birim Ekibi

5+1= 6

6

SWOT sonuçları ve birim yıllık değerlendirme raporunun hazırlanması (11.Ocak)

1

Birim Ekibi

6+1= 7

7

İyileştirmeye açık alanlara ilişkin “İyileştirme Önerileri”nin hazırlanması (18.Ocak)

1

Birim Ekibi

7+1= 8

7

Yıllık Değerlendirme Raporunun Birim Kurulu ve Yönetin Kuruluna kabul edilerek Rektörlüğe gönderilmesi ve ilgili paydaşlar ile paylaşılması  (20.Ocak)

 

Birim Yöneticisi

 

 

                     

 

     

 

           Ek–4 Birim ve İdare Faaliyet Raporunun Şekli.

 

AFYON KOCATEPE ÜİVERSİTESİ

………..(Birimi)

………..YILI

………….. FAALİYET RAPORU

 

REKTÖRÜN SUNUŞU                          (Üniversite Faaliyet Raporunda Yer Alır)

BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU      (Birim Faaliyet Raporunda Yer Alır)

İÇİNDEKİLER

I- GENEL BİLGİLER

A- Misyon ve Vizyon

B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar

C- Üniversiteye/Birime İlişkin Bilgiler

1 -Tarihçe

2- Mevzuat

3- Örgüt Yapısı

4- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

5- İnsan Kaynakları

6- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar (Bilişim sistemi dahil)

7- Fiziksel Yapı

8- Sunulan Hizmetler

D- Diğer Hususlar

II- AMAÇ ve HEDEFLER

A- Üniversiteye/Birime Amaç ve Hedefleri

B- Temel Politikalar ve Öncelikler 

C- Diğer Hususlar

III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER

A- Mali Bilgiler

      1- Bütçe Uygulama Sonuçları

      2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar

      3- Mali Denetim Sonuçları 

      4- Diğer Hususlar

B- Performans Bilgileri

      1- Faaliyet ve Proje Bilgileri

      2- Performans Sonuçları Tablosu

      3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi     

      4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi

      5- Diğer Hususlar

IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ

           A- Üstünlükler

           B-  Zayıflıklar

           C- Değerlendirme

V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

          

           EKLER

1-       Üst Yöneticinin İç Kontrol Güvence Beyanı (Üniversite Faaliyet Raporunda yer alır ve Rektör tarafından imzalanır)

2-       Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyanı (Üniversite Faaliyet Raporunda yer alır ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanır)

3-       Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı (Birimlerin Faaliyet Raporunda yer alır ve harcama yetkilileri tarafından imzalanır)

 

Ek–5 Üst Yöneticinin İç Kontrol Güvence Beyanı

 

 

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI*

 

 

Üst yönetici olarak yetkim dahilinde;

 

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

 

Bu raporda açıklanan faaliyetler için bütçe ile tahsis edilmiş kaynakların, planlanmış amaçlar doğrultusunda ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını ve iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliğine ilişkin yeterli güvenceyi sağladığını bildiririm.

 

Bu güvence, üst yönetici olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlar ile benden önceki yönetici/yöneticilerden almış olduğum bilgilere** dayanmaktadır.

 

Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.***(Yer-Tarih)

 

 

 

 

                                                                                                        İmza

                                                                                                        Ad-Soyadı

                                                                                                         Rektör

 

 

 

 

 

 

 

*    Rektör tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı Üniversite faaliyet raporuna eklenir.

**  Yıl içinde Rektör değişmişse ibare de eklenir.

***Rektörün herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.

 

                                                                      

 

 

 

 

 

 

Ek–6 Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyanı

 

 

 

 

 

MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİNİN BEYANI*

 

 

 

 

Strateji Geliştirme Daire Başkanı olarak yetkim dahilinde;

 

Bu idarede, faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim.

 

İdaremizin ………. yılı Faaliyet Raporunun “III/A- Mali Bilgiler” bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. (Yer-Tarih)

 

 

 

 

 

      İmza

                                                                                                                                Adı-Soyadı

Strateji Geliştirme Daire Başkanı

 

 

 

 

 

 

* Strateji Geliştirme Daire Başkanı tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı Üniversite faaliyet raporuna eklenir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ek–7 Harcama Yetkilisinin İç Kontrol Güvence Beyanı

 

 

 

 

İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI*

 

 

Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;

 

Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.

 

Bu raporda açıklanan faaliyetler için Üniversite bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari  ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.

 

Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlar ile benden önceki harcama yetkilisi/yetkililerinden almış olduğum bilgilere** dayanmaktadır.

 

Burada raporlanmayan, Üniversitenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.*** (Yer-Tarih)

 

 

 

 

İmza

Adı-Soyadı

Unvan

 

 

*     Harcama yetkilileri tarafından imzalanan iç kontrol güvence beyanı birim faaliyet raporuna eklenir.

**   Yıl içinde harcama yetkilisi değişmişse ibare de eklenir.

*** Harcama yetkilisinin herhangi bir çekincesi varsa bunlar liste olarak bu beyana eklenir ve beyanın bu çekincelerle birlikte dikkate alınması gerektiği belirtilir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EK–8 Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme

 

 

Sıra No

Kurul

Görevi

Akademik

Unvanı

Adı

Soyadı

İdari Görevi

Kurul Görevinin

Başlama Tarihi

Bitiş Tarihi

1

Başkan

Prof. Dr.

 

 

Rektör

Görevi Süresi Boyunca

2

Başkan V.

Prof. Dr.

 

 

Rektör Yardımcısı

Görevi Süresi Boyunca

3

Üye

Prof. Dr.

 

 

…………………Dekanı

../.…/20…

2 yıl

4

Üye

 

 

 

……………YO Müdürü

../.…/20…

2 yıl

5

Üye

 

 

 

…….Enstitüsü Müdürü

../.…/20…

2 yıl

6

Üye

 

 

 

…………MYO Müdürü

../.…/20…

2 yıl

7

Üye

 

 

 

…………AUM Müdürü

../.…/20…

2 yıl

8

Üye

 

 

 

Genel Sekreter

Görevi Süresi Boyunca

9

Üye

 

 

 

Strateji Geliştir. D. Bşk.

Görevi Süresi Boyunca

10

Üye

 

 

 

Öğrenci Konseyi Başk.

Görevi Süresi Boyunca

11

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

12

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

13

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

14

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

15

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

16

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

17

Üye

 

 

 

 

../.…/20…

2 yıl

18

Üye

 

 

 

 

./.…/20…

2 yıl