Öğrenci Toplulukları ve Kulüpleri Yönergesi

15/04/2013   KARAR 2013/65

Üniversitemiz Senatosu’nun 08.06.2005 tarih ve 2005/50 sayılı kararı ile kabul edilen Öğrenci Kulüpleri Yönergesi’nin iptal edilerek yeniden düzenlenen “Afyon Kocatepe Üniversitesi Öğrenci Toplulukları ve Kulüpleri Yönergesi”nin aşağıdaki şekilde kabulüne katılanların oy birliği ile karar verildi.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI VE KULÜPLERİ YÖNERGESİ

 

Birinci Bölüm

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1 – Bu Yönergenin amacı, Afyon Kocatepe Üniversitesi öğrencilerinin mesleki, eğitsel, bilimsel, sportif, sosyal, kültürel ve sanatsal etkinliklerde bulunabilmeleri amacıyla kurulacak öğrenci toplulukları ve kulüplerinin kuruluş ve işleyişini düzenlemektir.

 

Kapsam

MADDE 2 – Bu Yönerge, önlisans ve lisans programlarına kayıtlı öğrencilerin mesleki, eğitsel, bilimsel, sportif, sosyal, kültürel ve sanatsal amaçlarla kurabileceği; lisansüstü programlarına kayıtlı öğrencilerin de üye olabileceği ilgili kurullar tarafından kuruluşlarının uygunluğuna karar verilmiş kulüp ve toplulukları kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3 – Bu Yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 2880 sayılı Kanun’la değişik 46 ıncı ve 47 inci maddeleri uyarınca Sağlık Kültür ve Spor Dairesinin yürüteceği hizmetleri düzenleyen 3 Şubat 1984 tarih ve 18301 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık, Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği” nin 10 uncu maddesi esas alınarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4 – Bu Yönergede geçen;

a) Kulüp: Etkinlik konusu eğitim/öğretim birimlerinin alanına yönelik faaliyetlerde bulunan organizasyonları,

b) Topluluk: Etkinlik konusu birden fazla eğitim/öğretim biriminden öğrencileri ilgilendiren ve kapsayan, eğitim-öğretim programlarından bağımsız olarak hobi, düşünce, kültür, sanat, spor gibi faaliyetleri gerçekleştirmek için kurulmuş organizasyonları,

c) Akademik Birim: Fakülte, yüksekokul, konservatuvar, meslek yüksekokulu ve enstitüleri

ç) Koordinasyon Kurulu: Afyon Kocatepe Üniversitesi Öğrenci Topluluk ve Kulüpleri Koordinasyon Kurulunu,

d) Danışman: Öğrenci topluluk ve kulübünün kuruluşu, işleyişi ve denetimi hususunda Koordinasyon Kuruluna karşı sorumlu bir öğretim elemanını,

e) SKS: Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığını,

f) Üniversite: Afyon Kocatepe Üniversitesini,

g) Öğrenci Konseyi: Afyon Kocatepe Üniversitesi öğrenci konseyini ifade eder.

 

 

 

 

 

 

İkinci Bölüm

Teşkilat

 

Koordinasyon Kurulu

MADDE 5 – (1) Koordinasyon Kurulu, SKS’den Sorumlu Rektör Yardımcısı başkanlığında yedi kişiden oluşur. Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanı ve Öğrenci Konseyi Başkanı kurulun doğal üyesidir. Diğer üyeler öğretim üyeleri arasından Rektör tarafından atanır. Atanmış üyelerin görev süresi dört yıl olup tekrar atanabilirler.

 

(2) Koordinasyon Kurulu Rektör Yardımcısı başkanlığında güz ve bahar yarıyıllarında her ayın ilk haftası içinde olağan olarak toplanır. Toplantı ve karar yeter sayısında üye sayısının salt çoğunluğu aranır.

 

(3) Koordinasyon Kurulunun görevleri aşağıdaki gibidir:

 

a) Topluluk/kulüplerin denetlenmesi için gerekli düzenlemeleri ve personel görevlendirmesini yapar

b) Topluluk/kulüp kurma başvurularını inceleyerek karara bağlar.

c) Topluluk/kulüplerin gerçekleştirdiği ∕ gerçekleştireceği yer ve zaman planlaması yapar faaliyet ve etkinlikleri planlar.

ç) Yönergede yer alan diğer görevleri yerine getirir.

 

 

 

Danışman

MADDE 6 – (1) Topluluk/kulüp danışmanı öğretim elemanları arasından, kuruluş aşamasında kurucu öğrencilerin bildirimi ve Koordinasyon Kurulunun onayı ile görevlendirilir. Topluluk/kulübün bu Yönerge hükümlerine uygun faaliyet göstermesi, denetimi, topluluk/kulübe ait demirbaş ve eşyaların muhafazasından sorumludur. Bir öğretim elemanı birden fazla topluluk/kulüpte danışman olamaz.

 

(2) Danışman topluluk/kulüp genel kurulu önerisi, kendi isteği veya hakkında etik ihlali nedeniyle disiplin cezası verilmesi durumunda sona erer. Danışmanın görevden ayrılması halinde kulüp/topluluk yönetim kurulu tarafından 15 gün içinde yeni bir danışman önerilir. Yeni danışman koordinasyon kurulunun onaylamasının ardından göreve başlar.

 

 

Üçüncü Bölüm

Öğrenci Topluluk ve Kulüplerinin Kuruluş, Güncelleme ve İşleyiş Esasları

 

Kuruluş ve güncelleme esasları

MADDE 7 – (1) Yeni bir kulüp/topluluk kurulması için yönerge şartlarına uygun kurucu 18 öğrencinin yer aldığı, bu Yönergenin 8 (1) maddesinde belirtilen belgelerle birlikte her yıl şubat ayı sonuna kadar kulüp için ilgili akademik birime, topluluklar için ise her yıl mart ayı sonuna kadar SKS’na iletilerek kuruluş işlemleri başlatılır. Akademik birimler kendilerine gelen kulüp başvurularından uygun gördüklerini her yıl mart ayı sonuna kadar SKS’na iletir. Tüm başvurular Koordinasyon Kurulu tarafından değerlendirilerek karara bağlanır.

 

(2) Üye sayısı ayrılma veya mezuniyet gibi nedenlerle 18 kişinin altına inen kulüp/topluluk eksik üyeleri 15 gün içinde tamamlar. Aksi halde kulüp/topluluk kapanmış sayılır.

 

(3) Ekim ayı başı itibariyle 18 üyeden fazla üyesi bulunan kulüp/topluluk bu yönergenin 8(2) maddesinde belirtilen belgeleri 20 ekim tarihine kadar SKS’na vermekle yükümlüdür.

 

Gerekli belgeler

MADDE 8 – (1) Topluluk/Kulüp kurmak için gerekli belgeler;

a) Topluluk/kulüp Tüzüğü

b) Topluluk/kulüp Üye Bildirim Formu (En az 18 Öğrenci)

c) Kuruluş Talep Formu

ç) Faaliyet planı

d) Danışman Kabul Formu

 

(2) Güncelleme için gerekli belgeler;

a) Güncelleme Talep Formu

b) Topluluk/Kulüp Üye Kayıt Formu Örneği (En az 18 öğrenci)

c) Genel Kurul Sonuç Bildirim Formu

ç) Faaliyet Planı

d) Önceki Dönem Faaliyet Planı Sonuç Bildirimi

e) Yıllık Faaliyet Plan Harici Gerçekleştirilen Faaliyetler Bildirimi

f) Danışman Kabul Formu

g) Karar Defteri Örneği

 

(3) Koordinasyon Kurulu gerekli belgeler için standart formlar oluşturur.

 

MADDE 9 – (1) Aynı ismi taşıyan veya amacı aynı olan üniversite düzeyinde birden fazla topluluk, akademik birim düzeyinde birden fazla kulüp kurulamaz.

 

(2) Kulüplere ait olduğu dekanlık/müdürlük öğrencileri dışında diğer akademik birimlerin öğrencileri üye olamazlar.

 

MADDE 10 – Öğrenci topluluk/kulüpleri, amaçlarına uygun isimler alır ve aldıkları isme uygun faaliyette bulunur.

 

 

İşleyiş esasları

MADDE 11 – Topluluk/kulüpler;

a) Anayasamızda ifadesini bulan, devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere ve yasalara uygun tutum, davranış ve faaliyetlerde bulunurlar.

b) Tüm etkinliklerinde Üniversitede mevcut yönetmelik, genelge, kararlara uyarlar ve Üniversite hedefleri ile uyumlu çalışırlar.

c) Üniversitenin çeşitli olanaklarından yararlanırken aynı zamanda bu olanakların korunmasına ve daha çok öğrencinin yararlanabileceği şekilde geliştirilmesine katkıda bulunurlar.

ç) Siyasi partiler ile ilişki içinde olamazlar.

d) Üniversitenin fiziki ortamına veya eğitim faaliyetine zarar verecek etkinliklerde bulunamazlar.

e) Yürüttükleri faaliyetlerde din, dil, ırk, etnik köken, milliyet, cinsiyet ve benzer nedenlerle ayrım yapamazlar.

f) Topluluk/Kulüpler arası ortak etkinliklerde ve işbirliği alanlarında bir topluluk ve kulüp lehine herhangi bir hiyerarşi yaratamazlar.

g) Ticari faaliyette bulunamaz, üyelerine maddi çıkar sağlayamazlar.

 

 

 

 

Topluluk/Kulüplerin çalışma düzeni

MADDE 12 – Topluluk ve Kulüplerin çalışma düzeni;

 

a) Topluluk/Kulüpler Üniversitemiz kampüslerinde düzenleyecekleri etkinlik için “Etkinlik Başvuru Formu”nu doldurarak, topluluklar etkinlik tarihinden 15 gün önce SKS’na, kulüpler etkinlik tarihinden 20 gün önce ilgili akademik birime taleplerini iletirler. Afiş asma talepleri var ise afiş örneği, katılımcı bilgileri ve açıklamalar ekte sunulur. Kulüp başvurularından uygun görülenler ilgili akademik birim tarafından SKS’na iletilir.

b) Üniversite içi ve dışı tüm etkinlikler Koordinasyon Kurulu onayı alındıktan sonra gerçekleştirilir.

c) Topluluk/kulüpler kendi adlarına gelir elde edemez. Ancak faaliyet sırasında gelir oluştuğu takdirde Üniversitenin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı hesaplarına yatırılır. Bu gelirler ilgili topluluk/kulübün gerçekleştireceği etkinlikleri karşılamak üzere SKS bütçesine ödenek kaydedilir ve mevzuat hükümlerine göre harcanır.

ç) Topluluk/kulüpler etkinliklerini yapmak için Koordinasyon Kurulu izni doğrultusunda ayni sponsorluk desteği alabilir.

d) Alanına dair gerçekleştireceği etkinlik ile Üniversiteyi temsil edecek olan topluluk/kulüplere bütçe imkanları çerçevesinde harcırah verilebilir.

e) Üyelerden üyelik aidatı veya başka bir ad altında para alınamaz; ancak üyeler kendi rızaları ve danışmanın onayı ile topluluk/kulübe ayni destekte bulunabilirler.

f) (Değişik:ÜSK-10/04/2015-2015/35) sayılı Karar ile yürürlükten kaldırılmıştır.

 

 

Üyelik

MADDE 13 – (1) Topluluk/kulüplere sadece Afyon Kocatepe Üniversitesi öğrencileri üye olabilir. Yüksek lisans ve Doktora öğrencileri topluluklara ve kulüplere üye olabilir, ancak yönetim kurullarında görev alamazlar. Öğrenciler dışında çalıştırıcı, eğitmen gibi kişiler Koordinasyon Kurulu onayı ile çalışmalara katılabilirler.

 

(2) Üyelik aşağıdaki belgelerin topluluk/kulüp yönetimine iletilmesi ile başlar.

a) Öğrencinin iletişim bilgisinin de yer aldığı üyelik başvuru dilekçesi

b) Öğrenci belgesi

 

MADDE 14 – (1) Öğrencinin mezuniyet, ayrılma gibi Üniversitemiz ile ilişiğinin kesilmesi gibi olağan süreçler dışında;

a) Öğrencinin yazılı talebi ile,

b) Yönetim Kurulunun önerisiyle Genel Kurul Kararı sonucu,

c) Üst üste iki Genel Kurul toplantısına katılmayan üyelerin topluluk/kulüp üyeliği düşer.

 

(2) İtirazları Koordinasyon Kurulu karara bağlar.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dördüncü Bölüm

Topluluk ve Kulüp Organları, Defter ve Evraklar

 

Genel Kurul

MADDE 15 – (1) Genel Kurul: Topluluk/kulübün genel karar organıdır. Kayıtlı üyelerden oluşur. Her yıl eylül-ekim ayları içinde yapılır. Genel Kurul’un olağan toplantı tarihi Yönetim Kurulu tarafından toplantı tarihinden on beş gün önce üyelere yazılı olarak bildirilir.

 

(2) Görevleri;

a) Başkan ve sekreter seçilerek, başkanın yönetiminde toplantı sürdürülür.

b) Topluluk/kulüp Tüzüğünü bu Yönergeye, yürürlükteki diğer mevzuata ve topluluk/kulüp amaçlarına uygunluğu açısından inceleyerek karara bağlar.

c) Yönetim ve Denetim Kurulu üyelerini seçer.

ç) Üyelikten çıkarma önerilerini karara bağlar.

d) Yönetim ve Denetim Kurulları tarafından sunulan faaliyet ve denetleme raporlarını inceleyerek karara bağlar.

 

(3) Genel kurul, üyelerinin 1/3 nün yazılı isteği ile olağanüstü toplanır. Toplantı bir hafta önceden üyelere bildirilir. Genel kurulun toplantı sayısı mevcut üyelerin yarıdan bir fazlasıdır. Kararlar katılanların salt çoğunluğu ile alınır. Ancak topluluk/kulübün feshi ile üyelikten çıkarma kararlarında katılanların 2/3 nün oyu aranır.

 

(4) Seçimler, gizli oy açık sayım esasına göre yapılır.

 

Yönetim Kurulu

MADDE 16 – (1) Yönetim Kurulu; Topluluk/kulübün yürütme organıdır. Her akademik yılın başında Genel Kurul tarafından bir yıl için seçilen 7 asil ve 3 yedek üyeden oluşur. Bir kişi iki farklı topluluk ve kulüpte Yönetim Kurulu üyesi olamaz. Danışman Yönetim Kurulu’nun doğal üyesidir, ancak oy kullanamaz.

 

(2) Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği kapsamında herhangi bir disiplin cezası almış öğrenciler topluluk/kulübün Yönetim Kurulunda görev alamazlar. Yönetici iken ceza alan öğrenciler bu görevi bırakmak zorundadır.

 

(3) Görevleri:

a) Üyeler kendi aralarında görev dağılımı yaparak başkan, başkan yardımcısı ve sekreteri seçerler.

b) Yönetim kurulu üyelerinden birer kişi faaliyet sorumlusu, eğitim sorumlusu ve malzeme sorumlusu olarak başkan tarafından görevlendirilir.

c) Topluluk/kulüp tüzüğünü hazırlayarak Genel Kurul onayına sunar.

ç) Yönetim Kurulu çalışmaların bu yönergeye uygun yürütülmesi ve denetlenmesi hususunda Genel Kurula, kulüpler ilgili Akademik Birime, topluluklar ise Koordinasyon Kuruluna karşı sorumludur.

d) Yıllık faaliyet programını hazırlayarak Koordinasyon Kuruluna sunar.

e) Topluluk/kulübün tüm etkinliklerinde ve haberleşmelerinde Koordinasyon Kurulunun onayını alır.

f) Topluluk/kulübün demirbaş eşyalarının korunmasından danışmana karşı sorumludur.

 

(4) Yönetim Kurulunda kararlar üyelerin salt çoğunluğu ile alınır.

 

(5) Yönetim Kurulu Genel Kurul kararı ile görevden alınabilir.

 

 

Denetim Kurulu

MADDE 17 – (1) Denetim Kurulu; Genel Kurul adına Yönetim Kurulunu ve topluluk/kulüp faaliyetlerini denetler. Genel Kurul tarafından seçilen üç asil ve üç yedek üyeden oluşur.

 

(2) Görevleri;

a) Topluluk/kulübün evraklarını, defterlerini ve demirbaş eşyanın durumunu inceler.

b) Topluluk/kulüp faaliyetlerinin yönetmelik hükümlerine uygunluğunu denetler.

c) Gereğinde Yönetim Kurulunu yazı ile uyarır.

ç) Gerekli gördüğü hallerde Genel Kurulu olağanüstü toplantıya çağırır.

d) Genel Kurula rapor verir.

 

(3) Kararlar üyelerin salt çoğunluğu ile alınır.

 

(4) Denetim kurulu yılda en az bir defa denetim yaparak genel kurula rapor sunar. Denetim Kurulu Genel Kurul kararı ile görevden alınabilir.

 

Yedek üyeler

MADDE 18 – Yedek üyeler, seçimde aldıkları oy esas alınarak, Yönetim ve Denetim Kurulları’nın boşalan üyeliklerine getirilirler.

 

Defter ve evraklar

MADDE 19 – Defter ve Evraklar aşağıda belirtilmiştir.

Üye Kayıt Formu: Bu forma üyelerin ismi, bölümü, öğrenci numarası ve iletişim bilgileri kaydedilir.

Karar Defteri: Toplantılarda alınan kararlar ve tarih kaydedilerek katılan üyelere imzalatılır.

Demirbaş Eşya Defteri: Topluluk ve kulübün demirbaş eşyalarının kaydını içerir.

 

Beşinci Bölüm

Fesih ve Kapatma

Fesih

MADDE 20 – Her topluluk/kulüp Genel Kurul kararı ile feshini isteyebilir. Danışman ve topluluk/kulüp başkanın imzaladığı fesih yazısı ve ekinde Genel Kurul kararı örneği ile bildirimde bulunulur. Tüm bildirimler Koordinasyon Kurulu onayı ile yürürlüğe girer.

 

Kapatma

MADDE 21 – (1) a) Bu Yönerge kapsamında talep edilen güncelleme belgelerini zamanında iletmeyen,

b) Bu Yönerge hükümlerine aykırı davranış ve faaliyette bulunan,

c) Genel Kurulu toplanamayan,

ç) Bir yıl süreyle hiçbir etkinlik yapmayan, yaptığı etkinliği belgeleyemeyen,

d) Üniversite içinde veya dışında izinsiz faaliyet yaptığı tespit edilen,

e) Yükümlü oldukları defter ve kayıtları tutmayan, eksik tutan, defter ve kayıtlarında yanlış bilgi ve belgelere yer veren, tutmakla yükümlü olduğu defter ve belgelerin talebi halinde Danışmanına ve Koordinasyon Kuruluna vermeyen,

topluluk/kulüpler, Koordinasyon Kurulu kararı ile kapatılır.

 

Üyelik yasağı

MADDE 22 – Herhangi bir nedenle kapatılan topluluk/kulüp Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu üyeleri bir yıl süre ile başka bir topluluk ve kulüpte kurucu üye, Yönetim Kurulu üyesi, Denetim Kurulu üyesi olamazlar.

 

 

Malvarlığı

MADDE 23 – Fesih ve kapatma halinde topluluk ve kulübün mal varlığı SKS’na devredilmiş sayılır.

 

Altıncı Bölüm

Geçici ve Son Hükümler

Yürürlük

MADDE 24 – Bu Yönerge Senato tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 25 – Bu Yönerge hükümleri Rektör tarafından yürütülür.

 

Geçici Madde

MADDE 1 – Bu yönergenin Senato tarafından kabulünden itibaren 15 Ekim 2013 tarihine kadar halen faaliyette bulunan kulüplerin defter, makbuz ve malvarlıklarının SKS’na devredilerek kapatma işlemlerini gerçekleştirmeleri gerekir. Yönerge hükümleri doğrultusunda mevcut kulüpler, topluluk/ kulüp olarak yeniden kuruluş başvurusu yapabilir.

 

Yönergenin Kabul Edildiği Üniversite Senato Kurulu’nun

Tarihi

Sayısı

15/04/2013

2013/65

 

Yönergede Değişiklik Yapan Yönergelerin Kabul Edildiği

Üniversite Senato Kurulu’nun

Tarihi

Sayısı

10/04/2015

2015/35