Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

KARAR 2014/83      24/07/2014

 

a. Afyon Kocatepe Üniversitesi Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönergenin aşağıdaki gibi kabulüne katılanların oy birliği ile karar verildi.

 

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK

USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNERGE

 

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

 

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Afyon Kocatepe Üniversitesi ve bağlı birimlerin kendi arasında, gerçek ve tüzel kişilerle yapılan fiziksel veya güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda yapılan resmî yazışmaların kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin etkin, hızlı, güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlayarak yazışmalarda kurumsal kültür ve kimlik oluşturmak amacıyla hazırlanmıştır.

 

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Yönerge, Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü ve bağlı birimlerini kapsar.

 

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Yönerge, 02.12.2004 tarih ve 25658 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 18.10.2004 tarih ve 2004/80125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe giren “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” e dayanılarak hazırlanmıştır.

 

Tanımlar

MADDE 4 – (1) Bu Yönergede geçen;

a) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da Üniversite birimleri tarafından üretilmiş; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanmış ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmış elektronik ve/veya fiziksel ortamdaki her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi,

b) Birim: Afyon Kocatepe Üniversitesi’ne bağlı birimleri,

c) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla Üniversite tarafından üretilen ya da toplanan ancak henüz belge vasfı kazanmamış her türlü bilgiyi,

ç) DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı): Başbakanlık tarafından hazırlanan ve idarelerin haberleşme kodlarını ve iletişim bilgilerini gösteren elektronik veri tabanını,

d) EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi): Üniversite birimlerinin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,

e) Elektronik onay: Yazıyı hazırlayan ve İmza Yetkileri Yönergesi/onayı ile belirlenen görevlilerin EBYS’ nde parafının alınmasını,

f ) Elektronik ortam: Resmî bilgi, belge veya dokümanların üretildiği ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletişim teknolojisi araçlarını

g) Fiziksel ortam: Resmi bilgi, belge veya dokümanların üzerinde üretildiği ve basılı olduğu kağıtlar ve her türlü maddi yazım araçlarını,

ğ) Form: Veri girişi yapılmak üzere önceden hazırlanmış biçimli belgeyi,

h) Format: Elektronik dosya türlerini,

ı) Günlük rapor: EBYS’de yapılan kayıt ekleme, değiştirme, arama ve benzeri işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgilerini ihtiva eden kayıtları,

i) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracıyla oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı veya mobil elektronik imzayı,

j) İdare: DTVT’ de belirtilen uluslararası kuruluşların Türkiye’deki büro ve temsilcilikleri hariç kurum ve kuruluşları,

k) Mobil elektronik imza: 06.01.2005 tarihli ve 25692 sayılı Resmî Gazete’ de yayımlanan “Elektronik İmza ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ” de yer aldığı şekilde bir mobil imza servis sağlayıcısı üzerinden taşınabilir elektronik cihaza gönderilen elektronik verinin imzalanmasıyla oluşturulan elektronik imzayı,

l) Resmî bilgi: Üniversite birimlerinin kendileri veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

m) Resmî yazı:: Birimlerin kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeleri,

n) Resmî yazışma: Birimlerin kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişiler arasında iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci,

o) SDP (Standart Dosya Planı): Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,

ö) Üniversite: Afyon Kocatepe Üniversitesini,

p) Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan kimlik bilgilerini

r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmını

s) Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

ş) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda karar verme ve yürütme yetkisine sahip görevlileri,

t) Yönerge: İş bu Yönergeyi,

u) Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı,

 

ifade eder.

 

 

 

İKİNCİ BÖLÜM

Resmî Yazışma Ortamları, Nüsha Sayısı, Belge Boyutu ve Yazı Tipi

 

Resmî yazışma ortamları ve güvenlik

MADDE 5- (1) Birimler arasında, gerçek ve tüzel kişilerle yazılı iletişim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazışmalar daktilo, bilgisayar veya bilgisayar benzeri elektronik araçlar kullanılarak üretilir.

 

(2) Güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun güvenlik tedbirlerini içeren EBYS ile yapılır ve elektronik olarak kaydedilir.

a) Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kâğıda dökülerek de işleme alınır.

b) Üniversitenin resmi elektronik posta (e-posta) adresi uzantısı “@aku.edu.tr.”dir. Resmi yazışma dışındaki iletişimler birimlerin uzantısı “@aku.edu.tr” olan e-posta adresleri arasında yapılır.

 

Nüsha sayısı

MADDE 6- (1) Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar, birisi yazıyı hazırlayan birimde kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.

 

Belge boyutu ve çıktı özellikleri

MADDE 7- (1) Belgelerin A4 (210×297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak şekilde üretilmesi esastır. Gerekli görülmesi hâlinde A5 (148×210 mm) boyutundaki kâğıda da çıktı alınır.

 

(2) Belge ekleri farklı form veya formatlarda üretilebilir.

 

(3) Fiziksel ortamda üretilen üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekini oluşturan belgeler için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

 

(4) Fiziksel ortamda üretilen belgelerde kullanılacak kâğıt, yazıcı kartuşu ve imza kalemi özellikleri ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun olmalıdır.

 

Yazı tipi ve punto büyüklüğü

MADDE 8- (1) Elektronik ortamda üretilen belgelerde "Times New Roman" yazı tipi ve 12 punto kullanılması esastır. Ancak zorunlu hâllerde metin 9 puntoya kadar düşürülebilir. Farklı form veya formatlarda üretilen rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi veya punto kullanılabilir. Sadece iletişim bilgilerinin yazımında 8 puntoya kadar düşülebilir.

 

(2) Metin içerisinde yer alan alıntılar tırnak içerisinde ve eğik olarak, vurgulanmak istenen kısımlar ise kalın harflerle yazılabilir.

 

(3) Yazı alanında metin kısmı dışında, süreli belge ve gizlilik derecesi ibareleri hariç kalın harfler kullanılmaz.

 

 

 

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Belgenin Bölümleri

 

Yazı alanı

MADDE 8 – (1) Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir.

 

(2) Yazı alanı dışına sayfa numarası dışında hiçbir ifade veya ibare yazılmaz.

 

Başlık

MADDE 9- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen birimin adının, kuruluş mevzuatında yer aldığı şekliyle belirtildiği bölümdür.

 

(2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra büyük harflerle AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ, üçüncü satıra ana birim adı (Fakülte/Enstitü/Yüksekokul/Meslek Yüksekokulu/Daire Başkanlığı vb.) ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Kurum ve birim dışına yazılacak yazılarda bu şablon kullanılır ve başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. (Örnek 1/A).

 

(3) Gerek duyulması halinde sadece birim içi yazışmalarda satır sayısı teşkilat yapısındaki hiyerarşik yapıya uygun olarak artırılarakalt birimlerin adları, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. (Örnek 1/B).

 

(4) Yazışmalarda Afyon Kocatepe Üniversitesi amblemi kullanılır.

 

(5) Üniversite amblemi resmi yazılarda (T.C.) yazısının sol tarafında yer alır.

 

(6) Üniversite Senatosu tarafından onaylı amblemi olan birimler Üniversite amblemiyle birlikte (T.C.) yazısının sağ tarafında olacak şekilde kendi amblemini de kullanabilirler.

 

(7) Üniversite tarafından üretilen rapor, mevzuat taslağı ve benzeri belgelere anlamlı ve özlü bir başlık konulur (Örnek: Afyon Kocatepe Üniversitesi Standart Dosya Planı Yönerge Taslağı).

 

Sayı

MADDE 10- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. Sayı bölümü; sırasıyla DTVT sistemiyle birimlere verilen İdari Birim Kimlik Kodu, Standart Dosya Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarası unsurlarından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur (ÖRNEK:2) .

 

(2) “Sayı:” yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak baş harfi büyük, diğerleri küçük şekilde yazılır (Örnek 2). Yazı alanının 1,25 cm. içerisine “Sayı” yan başlık ibarelerinden sonra ve sayı bölümünden önce iki nokta “:” işareti konulur. (Örnek 2). Belge giden evrak sıra numarası Üniversite genelinde her yılbaşında bir (1) den başlamak üzere sıra ile verilen ardışık sayı sisteminden oluşur. Belgede hem birim evrak hem de genel evrak bölümü tarafından verilen giden evrak sıra numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi (/) konulur. Bu belgeler için giden evrak sıra numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen sıra numarası dikkate alınır.

 

(3) Resmî yazışmalarda DTVT’de belirtilen haberleşme kodu sistemine ve SDP’ na uyulması zorunludur. Birimde ayrıntılı SDP oluşturulması halinde, yazışmalarda araya eğik çizgi (/) konulmak suretiyle en fazla dört ayrıntı kodu yazılır (Örnek 2).

 

(4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla üretilen belgelerde sayı bilgisine belge üst verisinde ve/veya belge üzerindeki sayı bölümünde yer verilir.

 

Tarih

MADDE 11 – (1) Tarih; belgenin muhataba ya da muhataplara gönderildiği zamanı belirtir.

 

(2) Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti (.) konularak yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: 15.02.2013, 01.07.2013, 01.01.2014).

 

(3) Fiziksel ortamda üretilen belgelerde tarih, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır (Örnek 2).

 

(4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla üretilen belgelerde tarih bilgisine belge üst verisinde ve/veya belge üzerinde yer verilir.

 

Konu

MADDE 12 – (1) “Konu:” yan başlığı, “Sayı:”nın bir alt satırına ve yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde en fazla iki satır olarak yazı alanının solundan başlanarak baş harfi büyük, diğerleri küçük şekilde yazılır. “Sayı” ve “Konu” yan başlık ibarelerinden sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır (Örnek 2).

 

(2) Belgenin konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

 

 

 

Muhatap

MADDE 13 – (1) Muhatap; belgenin gönderildiği idareyi ya da kişiyi belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.

 

(2) Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda adı kuruluş mevzuatında yer aldığı şekilde ve büyük harflerle (“NA” eki bitişik olarak) yazılır. İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin alt birim bilgileri parantez “( )” işareti içerisinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Üniversite içi yazışmalarda: Rektörlük idari birimlerine yazılacak yazılarda “REKTÖRLÜK MAKAMINA” şeklinde büyük harflerle, ilgili Rektörlük alt birim bilgileri parantez “( )” işareti içerisinde (“na” eki eklenmeden) ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Akademik birimlere yazılacak yazılarda ise, ilgili birim adı büyük harflerle, ihtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin alt birim bilgileri parantez “( )” işareti içerisinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Aynı birim alt birimleri içerisinde yazılacak yazılarda; birimin makam ismi büyük harflerle, muhatap ilgili alt birim bilgileri ise parantez “( )” işareti içerisinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır (Örnek 3).

 

(3) İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması hâlinde birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne; "Sayın" kelimesinden sonra unvanın ve adın ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 3).

 

(4) Herhangi bir bakanlığa ya da devlet bakanına bağlı idareye gönderilecek belgeler doğrudan ilgili idareye gönderilir. Ancak, ilgili bakanlığın ya da devlet bakanının bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, idarenin adı parantez “( )” işareti içerisinde belirtilmek suretiyle, söz konusu bakanlık ya da devlet bakanı aracılığıyla gönderilir. Devlet bakanlarına muhatap belgelerde önce “DEVLET BAKANI VE BAŞBAKAN YARDIMCISINA” ya da “DEVLET BAKANINA” ibaresi yazılır, bir alt satırda ise “Sayın” ibaresinden sonra ilgili devlet bakanının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük ve soyadı büyük harflerle yazılır. (Örnek 3).

 

(5) Dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne, yazının gönderildiği her muhatabın unvanı ayrı ayrı, yazının birimde kalan nüshasına ise “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılır (Örnek 3)

 

İlgi

MADDE 14 – (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür.

 

(2) "İlgi:" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 4).

 

(3) “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlık ibarelerinden sonra kullanılan iki nokta “:” işareti aynı hizada yazılır (Örnek 4).

 

(4) Yazıların “İlgi” bölümü, ilgi tutulan yazının antet bölümünde yer alan idare ve birim adı açıkça yazıldıktan sonra tarih ve sayısının tam olarak belirtilmesiyle oluşturulacaktır. İlgide, "… tarihli ve … sayılı …" ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta işareti konulur (Örnek 4).

 

(5) İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır. (Örnek 4).

 

(6) İlginin birden fazla olması durumunda, ilgilerin sıralanmasında Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama ayracı işareti ")" konularak kullanılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi önceki tarihli olandan başlanarak ilgide sıralanır (Örnek 4).

 

(7) İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “……………..’ın …………. tarihli ve ….. kayıt numaralı dilekçesi.” biçiminde yazılır (Örnek 4).

 

Metin

MADDE 15- (1) Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. (Örnek:5).

 

(2) "İlgi" ile metin başlangıcı arasında bir aralık, "İlgi" yoksa muhataptan sonra iki aralık bırakılarak başlanır. (Örnek:5).

 

(3) Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır. Metinde tek satır aralığı kullanılır.

(4) Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. (Örnek:5).

 

(5) Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır. (Örnek:5).

 

(6) Birden fazla sayfa tutan belgelerde her sayfada başlık ve iletişim bilgilerine yer verilir. Sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir (Örnek 6)

.

(7) Metin içerisinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazıyla yazılabilir. Önemli sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez “( )” işareti içerisinde yazıyla da gösterilebilir [Örnek: 1.324,15 TL. (binüçyüzyirmidörtTL. onbeşKr)].

 

(8) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta konulur Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek:10.815,20).

 

(9) Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı, özlü ve gereksiz tekrarlardan kaçınılarak yaşayan Türkçe ile yazılır.

 

(10) Belge içerisinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda parantez “( )” işareti içerisinde anlamı belirtilir.

 

(11) Metin içerisinde kısaltma kullanılması durumunda kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde önce kısaltma büyük harflerle, sonra parantez “( )” işareti içerisinde kısaltmanın açık biçimi yazılır, Daha sonra yazılacak aynı kısaltmalar ise sadece kısaltılmış şekliyle büyük harflerle yazılır. [Örnek: TBMM (Türkiye Büyük Millet Meclisi)].

 

(12) Belge ile Ek gönderiliyorsa, üst makamlara gönderilen Ek’ler için “…Ek’te sunulmuştur.” Diğer makamlara gönderilen Ek’lerde ise “…Ek’te gönderilmiştir.” İfadesi kullanılır.

 

(13)Yazılar kâğıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Yönergenin 8 inci maddesi dikkate alınarak yazı tek sayfaya sığdırılabiliyorsa tek sayfada; tek sayfaya sığmayan yazıların son sayfasında ise, en az son paragraf, arz ve rica ederim bölümü ile imza, ek ve dağıtım bilgilerine yer verilecek şekilde düzenlenmelidir..

 

(14) Yazışmaların son cümlesi ayrı bir paragraf olarak yazılır. Bu cümleye, yazı içeriği bir talebi içeriyorsa “Gereğini…”, talep edilen bir bilgiye cevap ise “Bilgilerinize…”hem bilgi verilip, hem de talep içeriyor olması durumunda ise “Bilgilerinizi ve gereğini…” şeklinde başlanır. Cümle; üst makamlar ile aynı ve eşit düzeyde olan kurum, birim ve kişi muhataplara ait yazılarda “…arz ederim.”; alt kurum, birim ve kişi muhataplara ait yazılarda “…rica ederim.”; hem üst, hem de alt kurum, birim ve kişi muhataplara ait yazılarda “…arz ve rica ederim.” şeklinde bitirilir. Eşit düzeyde olduğu halde “…rica ederim.” İfadesini kullanarak yazı gönderen kuruluşa “…rica ederim.” İfadesiyle yanıt verilir. Dağıtımlı olmayan yalnızca bir kuruluş, birim veya kişiye gönderilen yazıların sonunda “arz ve rica…” birlikte kullanılmaz. Özel kuruluşlara ve şahıslara gönderilen yazıların sonunda “…saygılarımla rica ederim.” ifadesi kullanılabilir.

 

 

(15) Yabancı ülkelerle veya uluslararası kuruluşlarla yapılan yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda yabancı dille yazılan belgenin Türkçe karşılığı da oluşturulur ve saklanır.

 

(16) Kişiler tarafından Üniversite ve birimlerine yazılan dilekçelerde; “… arz ederim.” ibaresinin yokluğu, “… rica ederim.” ibaresinin varlığı, bu ibarelerin yanlış kullanımı ya da bu ibareler yerine benzeri ibarelerin kullanımı dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.

 

İmza

MADDE 16 – (1) Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır (Örnek 6). İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Islak imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi renk mürekkepli kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. Elektronik ortamda imzalanan belgenin imza bölümünde “elektronik imza ile imzalandığı”, belgenin her sayfasında yer alan iletişim bilgileri bölümünün altına ise “doğrulama bilgileri ve elektronik imza dayanağı” belirtilir.

 

(2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük ve soyadı büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar adın ön tarafına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle kısaltılarak yazılır. Kısaltmalardan sonra nokta (.) işareti konulur ve noktadan sonra bir boşluk bırakılır.

 

(3) Belgeyi imzalayacak olan makam, Afyon Kocatepe Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesine ve bu Yönergeye uygun olarak yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir.

 

(4) Belge üzerinde bulunan imza; asaleten, vekâleten ya da adına şeklinde olur. Belgelerde “yerine” şeklinde imza kullanılmaz.

 

(5) Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "Rektör a." “Dekan a”, “Müdür a.”, “Genel Sekreter a.” vb. biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra ilk harfleri büyük, diğerleri küçük harfle yazılır (Örnek 6).

 

(6) Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "Rektör V." “Dekan V.”, “Daire Başkanı V.” vb. biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez (Örnek 6).

(7) Belgenin iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı, imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek 6).

 

(8) Birlikte imzalanması gereken belgelerde belgenin tümüne ya da bir kısmına hukukî nedenlerle katılmayan kişi ya da kişiler tarafından fiziksel ortamda üretilen belgelerde imzalarının altına “(X)” işareti konulur ve gerekçe Karşı Görüş Belgesine yazılarak imzalanır. Karşı görüş belgesi hangi yazının/kararın eki olduğu, karşı görüş verilen karar, karşı görüş dayanağı ve sonuç belirtilerek tarih, karşı görüş yazanın adı, soyadı, unvanı belirtilerek imza altına alınır. Elektronik ortamda üretilen ve karşı görüş bildirilen belgelerde ise belge güvenli elektronik imzayla imzalanır ve gerekçe üstveride yer alan “Karşı Görüş” bölümüne yazılır. Tarafların eşitliği hâlinde ilgili mevzuatta belirtilen hükümler saklı kalmak şartıyla belgeyi imzalayacak kurul/komisyon başkanının bulunduğu taraf çoğunluk sayılır ve diğer kişiler gerekçesini “Karşı Görüş” bölümüne yazarlar.

 

(9) Fiziksel ortamda gönderilen belgenin birden fazla sayfa olması durumunda, her sayfa imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Varsa ekler imza sahibi ya da sahiplerinden biri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerek görülmesi hâlinde eklerin imzalanması ya da paraflanması yerine idare mührü kullanılır. İmza, paraf veya mühür belgenin metin bölümüne zarar vermeyecek şekilde sayfanın alt kısmında yer alır.

 

Olur

MADDE 17 – (1) Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve teklif eden makamlar ile oluru alınan makam tarafından ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanır. Olurlarda, özel durumlar hariç Yönergenin ikinci ve üçüncü bölümünde belirtilen hususlara uygun olarak düzenlenir. Yoğun olarak kullanılan Olur’lar (izin Olur’u vb.) Rektör Olur’u ile bu başlıkta belirtilen hususlar da dikkate alınarak maktu form haline getirilerek Üniversite genelinde kullanılır.

 

(2) Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra iki satır boşluk bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. “OLUR” ibaresinden sonra onay tarihi yer alır. İmza için iki satır boşluk bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır (Örnek 7)

 

(3) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlardan olur alınan makama en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle olura katılır. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR” ibaresinin bulunduğu bölüm arasına iki satır boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde yazılır.

 

Ek

MADDE 18 – (1) Belgede ek olması hâlinde “Ek:” başlığı imza bölümünden sonra iki satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:” başlığının sağında (dağılım başlığındaki iki nokta ile aynı hizada olmak üzere) iki nokta üst üste (:) konularak eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa “Ek” başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı parantez “( )” işareti içerisinde belirtilir (Örnek 8). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sol üst köşesinde belirtilir (Örnek: Ek-1, Ek-2).

(2) Fiziksel ortamda üretilen belgede ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “EK LİSTESİ” başlığı altında gösterilir. (Örnek 8) Dağıtımlı yazılarda Ek durumu dağıtım bölümündeki gibi uygulanır.

 

(3) Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir.

 

Dağıtım

MADDE 19 – (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" başlığı, ek varsa "Ek:"ten sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra iki satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 9).

 

(2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği:" kısmına, belgenin içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına yazılır. "Gereği:" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa idare adları doğrudan "Dağıtım:" başlığının altına yazılır (Örnek 9).

 

(3) Belge eklerinin dağıtım listesinde bulunan bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı." ya da "Ek-…. konulmadı." ifadesi yazılır (Örnek 10).

 

(4) Dağıtımlı belgeler dağıtım listesinde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ” başlığı altında gösterilir (Örnek 10).

 

Paraf

MADDE 20 – (1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf kişinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısı ile yazılmasıdır. Paraf, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi renk mürekkepli kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Paraf zincirinde, yazıyı hazırlayan görevli dahil belgenin en son sevk edildiği görevliden başlamak üzere idare tarafından belirlenen en fazla 6 görevlinin adına yer verilir. Paraflar, iletişim bilgileri bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek 11).

 

(2) Belgenin paraf bölümü sırasıyla; tarih, unvan, iki nokta işareti “ : ”, büyük harfle adının baş harfi, (.), soyadı ve paraftan oluşur. Paraflar, hiyerarşik kademeler dikkate alınarak yazıyı hazırlayan en alt düzeydeki görevliden başlayarak sıralanır. Belgeyi paraflayanın unvanı baş harfi büyük, diğerleri küçük, adının baş harfi ve soyadı büyük harflerle yazılır (Örnek 11). Unvanın uzun olması durumunda parafta anlamlı kısaltma yapılabilir.

 

(3) Elektronik ortamda üretilen belgelerde paraf, birinci ve ikinci fıkralara uygun olarak hazırlanır ve elektronik onay yoluyla alınır. Bu onaylar EBYS’nin günlük (log) raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, Rektörlükçe yetkilendirilmiş görevli tarafından düzenli olarak zaman damgasıyla damgalanmasının yanı sıra güvenli elektronik imzayla imzalanır. Günlük raporlar saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.

 

 

(4) Paraf zincirinde yer alan kişi ya da kişilerin belgenin tümüne ya da bir kısmına hukukî nedenlerle katılmamaları nedeniyle belgeyi paraflamak istememesi hâlinde fiziksel ortamda üretilen belgelerde paraf kısmına “(X)” işareti konulur. Belgenin paraflanmak istenmemesi durumunda gerekçe fiziksel ortamda üretilen belgelerde Karşı Görüş Belgesine yazılır ve bu belge imzalanarak üst yazının idarede kalacak nüshasıyla ilişkilendirilir. Elektronik ortamda üretilen belgelerde ise belge elektronik olarak onaylanmaz, gerekçe üst veride yer alan “Karşı Görüş” bölümüne yazılır ve üst yazının idarede kalacak nüshasıyla ilişkilendirilir.

 

(5) Karşı görüş yazanların belgede paraflarının bulunmaması belgenin hukukî nitelik kazanmasına engel değildir.

 

(6) Paraf zincirinde yer alanlar belgeyi kendilerinden sonra gelen görevliye, son paraf sahibi ise belgeyi imzalayacak makama iletmekle yükümlüdür. Elektronik ortamda paraflanan belge paraf zincirinde kendisinden sonra gelen görevliye EBYS tarafından anında iletilir.

 

Koordinasyon

MADDE 21 – (1) İdare içerisinde birden fazla birimin iş birliği yaparak hazırladığı ve üst makamın oluruna sunduğu belgelerde, yazıyı hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boşluk bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek 12).

 

İletişim bilgileri

MADDE 22 – (1) İletişim bilgileri, yazı alanının sınırları içerisinde kalacak şekilde sayfa sonuna; soldan başlayarak, belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, belgegeçer numarası, e-posta adresi, internet adresi ve bilgi alınacak kişinin telefon numarası varsa dâhili numarasını da içerecek şekilde yazılır. İletişim bilgileri paraflardan sonra yer alır ve çizgi ile ayrılır (Örnek 13).

 

(2) Belgenin gönderildiği muhatabın, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmesi için başvuracağı görevlinin adı ve soyadı kısaltma yapılmaksızın sağa yanaşık şekilde yazılacak olan “Bilgi için:” başlığı altında, unvanı ise adı ve soyadının altında yer alır. Gerekli görülmesi hâlinde birden fazla kişinin adı ve soyadı ile telefon numarasına yer verilir. (Örnek 13)

 

Gizlilik dereceli belgeler

MADDE 23 – (1) Gizlilik dereceleri, “GİZLİ” ve “HİZMETE ÖZEL” şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre birimler tarafından belirlenir.

a) Gizli: İzinsiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliği, millî menfaatler ile Üniversite güvenliği ve menfaatlerini tehlikeye düşürecek olan belgeye verilen gizlilik derecesidir. Gizli yazılar derecesine göre “gizli” veya “çok gizli” şeklinde belgeyi hazırlayan tarafından belirlenir.

b) Hizmete Özel: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden başkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan belgeye verilen gizlilik derecesidir.

 

(2) Yabancı ülkelerle veya uluslararası kuruluşlarla yapılan yazışmalarda veya bunlardan kaynaklanan iç yazışmalarında farklı gizlilik dereceleri kullanabilir.

 

(3) Gizlilik dereceli belgelerin kaydı Rektör tarafından belirlenecek gizlilik derecesine göre diğer kayıtlardan ayrı tutulabilir ve bu belgeler kayıtlarıyla birlikte güvenli ortamda korunur. Belge gizlilik derecesi taşıyorsa üst yazısı kayda alınır, yazı eki fiziksel ortamda açılmadan doğrudan muhatabına teslim edilir.

 

(4) Belge gizlilik derecesi taşıyorsa gizlilik derecesi belgenin tüm sayfalarında yazı alanının içine sayfa üstüne ve altına kalın büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Sayfa üstlerinde başlığın üstüne, sayfa altlarında ise iletişim bilgileri çizgisinin üstünde belirtilir. (Örnek 14)

 

(5) Gizlilik derecesi taşıyacak belge gerekli güvenlik tedbirleri alınarak; EBYS ortamında üretilen belgelerde ise belge güvenliği ve gizliliği sağlanarak üretilir.

 

(6) Gizlilik dereceli belgelere en az aynı gizlilik derecesiyle cevap verilir ve gerektiğinde diğer makamlara da aynı gizlilik derecesiyle iletilir.

 

(7) Üretilecek belgeler için belirlenen gizlilik dereceleri ancak daha üst makamlar tarafından değiştirilebilir.

 

(8) “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi bir gizlilik derecesi değildir. “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi sadece muhatap şahsı ilgilendiren yazılarda kullanılır. “KİŞİYE ÖZEL” ibaresi belgenin ilk sayfasında yazı alanının içinde ve sağ üstünde kalın büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

 

Süreli belgeler

MADDE 24 – (1) Süreli resmî yazışmalarda “İVEDİ” ya da “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içerisinde belirtilir.

 

(2) “İVEDİ” ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle, .“GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye ise belirli bir sürede ya da belgede belirtilen tarihe kadar cevap verilir.

 

(3) Süreli belgelerde “İVEDİ” ya da “GÜNLÜDÜR” ibaresi sayı yan başlığının sağ bir üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Birden fazla sayfalı belgelerde “İVEDİ” ya da “GÜNLÜDÜR” ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 15).

 

(4) Günlü ve süreli evrak titizlikle takip edilecek, bu konuda meydana gelecek aksamalardan birim amiri ve ilgili görevliler sorumlu tutulacaktır.

 

Tekit yazısı

MADDE 25 – (1) Süreli olmayan belgelere en geç bir ay içinde, süreli belgelere ise belgede belirtilen süre içinde ya da belgede belirtilen tarihe kadar cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir.

 

(2) İkiden fazla tekit yazısı yazılmaz. Yazıda tekidin kaçıncı tekit olduğuna ilişkin bilgiye konu bölümünde yer verilir (Örnek 18). İkinci tekit yazısına da belgede belirtilen süre içinde ya da belgede belirtilen tarihe kadar cevap verilmemesi durumunda, ilgililer hakkında işlem yapılması için konu gönderen tarafından muhatap idarenin ya da muhatap idarenin bağlı olduğu bakanlığın merkezî denetim birimine iletilebilir.

 

Sayfa numarası

MADDE 26 – (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası yazı alanının dışında, alt bilgi bölümünde ve sayfanın sağ alt köşesinde, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde belirtilir. (Örnek: 1/4, 2/4, 3/4, 4/4)

 

Üstveri elemanları

MADDE 27 – (1) Güvenli elektronik imza kullanılarak üretilen belgeler ile elektronik ortamda idareler arasında paylaşılan belgeler veya resmî bilgiler için ilgili mevzuatta belirtilen standartlara ve Yönergeye (başlık, sayı, tarih, konu, muhatap, ilgi, imza, ek, paraf, dağıtım, koordinasyon, iletişim bilgileri, gizlilik derecesi, süre bilgileri, sayfa numarası vb.) uygun üstveri elemanları kullanılır. Güvenli elektronik imza kullanılarak hazırlanan ve fiziksel ortamda kullanılacak olan belge çıktıları, üstveri elemanları dahil, Yönerge ile belirlenen bütün standartlara uygun olarak EBYS tarafından üretilir.

 

 

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi

 

Belgenin çoğaltılması

MADDE 28 – (1) Fiziksel ortamda üretilen ve gizlilik derecesi taşımayan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine "Aslının Aynıdır" ibaresi konulur ve ad, soyadı, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle birimce yetkilendirilmiş görevli tarafından mavi renk mürekkepli kalem ile imzalanarak kırmızı ya da mavi mühürle mühürlenir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir. Bu durumda kimin, hangi tarihte, hangi belgeden örnek aldığına ve örneğin kime verildiğine dair kayıt tutulur.

 

(2) Üniversite içinde Rektör tarafından belirlenen gizlilik dereceliler hariç tüm yazışmalar EBYS üzerinden gerçekleştirilir. Güvenli elektronik imzayla imzalanarak EBYS de üretilmiş bir belgeden alınmasına ihtiyaç duyulması veya belgenin Üniversite dışına gönderilecek olması hâlinde çıktı alma işlemi sadece birimin en üst amiri tarafından yetkilendirilmiş görevliler tarafından gerçekleştirilir. Çıktı, şekil olarak Yönergede belirtilen bütün hususlara uygun biçimde EBYS tarafından hazırlanır. Çıktıya, yazının sağ alt köşesinde ve iletişim bilgilerinin hemen üstünde olacak şekilde, “Bu belge elektronik imzalı aslı ile aynıdır.” ibaresi içeren kaşe basılır ve idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı, unvanı ve tarih belirtilmek suretiyle görevli tarafından mavi renk mürekkepli kalem ile imzalanır. Harcama belgesi olarak kullanılacaklar ile mühürlenmesi zorunlu olan çıktılar ayrıca kırmızı ya da mavi resmi mühürle mühürlenir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir. Bu durumda kimin, hangi tarihte, hangi belgeden örnek aldığına, örneği kime verdiğine veya gönderdiğine dair kayıt tutulur.

 

Belge aslının korunması

MADDE 29 – (1) EBYS ortamına aktarılan belgelerin, elektronik ortamda değiştirilmesi EBYS tarafından önlenir. EBYS ortamına aktarılan belgelerin aslı ile özelliklerinden dolayı EBYS’ ne aktarılamamış Ek’ ler ise ilgili birim tarafından yetkilendirilmiş görevlilerce evrak kayıt defterine kaydedilir, SDP ‘na uygun olarak fiziki ortamda güvenli şekilde saklanır ve korunur.

 

(2) EBYS ortamında oluşturulmuş ancak özelliklerinden dolayı EBYS’ ne aktarılamamış Ek’ ler fiziki ortamda ilgili birime veya giden evrak birimine zimmetle teslim edilir. Bu belge ve ekleri evrak kayıt defterine kaydedilir ve bir sureti ilgili birim tarafından yetkilendirilmiş görevlilerce SDP ‘na uygun olarak fiziki ortamda güvenli şekilde saklanır ve korunur.

 

Belgenin gönderilmesi

MADDE 30 – (1) Gizlilik derecesi taşımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen birimin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (GÜNLÜDÜR, İVEDİ, KİŞİYE ÖZEL), kişiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 16).

 

(2) Belgenin hizmete özel gizlilik derecesi taşıması durumunda “HİZMETE ÖZEL” ibaresi zarfın üst ve alt sağ köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Varsa süre bilgisi (GÜNLÜDÜR, İVEDİ), “HİZMETE ÖZEL” ibaresi üstte olmak üzere, zarfın sadece sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. (Örnek 16).

 

(3) “GİZLİ” gizlilik derecesi taşıyan belge çift zarf ile gönderilir. Belge iç zarfa konulur. İç zarfın en az iki kapanma yeri gizli gizlilik dereceli belge göndermeye yetkili görevli tarafından imzalanır ve saydam bant ile imzalar örtülecek şekilde iç zarf kapatılır. Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı iç zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi iç zarfın ortasına yazılır. “GİZLİ” ibaresi zarfın üst ve alt ortasına kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Varsa süre bilgisi (GÜNLÜDÜR, İVEDİ), iç zarfın sadece sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 16). İç zarf ve Örnek 17 'de gösterilen “GİZLİ BELGE SENEDİ” iki suret düzenlenmek suretiyle dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi taşımayan belgeler gibi kapatılır. Belgenin başlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı dış zarfın sol üst köşesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi dış zarfın ortasına yazılır. Dış zarfın üzerinde “GİZLİ” ibaresi bulunmaz, varsa süre bilgisi kırmızı renkli büyük harflerle zarfın sadece sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek 16).

 

(4) Üniversite içinde, güvenli elektronik imzayla imzalanan belge EBYS ortamında muhataplara imzalandığı anda iletilir. EBYS üzerinde oluşturulup güvenli elektronik imza ile imzalanarak Üniversite birimlerine gönderilen belgeler birim amirlerine; personele gönderilen belgeler ise ilgili personele iletildiği tarihte tebliğ edilmiş sayılır. Güvenli elektronik imzayla imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belgenin 27 nci maddeye uygun çıktısı alınır ve muhatabına gönderilir. Fiziksel ortamda üretilen belgeler ile elektronik ortamda üretilip 27 nci maddeye uygun olarak alınan çıktılar, ivedilik durumuna göre belgegeçer aracılığıyla da gönderilebilir. Belgegeçerle iletilen belgelerin aslının en geç üç iş günü içinde postaya verilmesi ya da kuryeyle gönderilmesi zorunludur. Teyit için gönderilen belgelerin üzerine “BELGEGEÇER TEYİDİDİR” ibaresi konulur. Belgegeçerle iletilen yazı ile teyit belgesinin aynı olması zorunludur.

 

(5) Güvenli elektronik imzayla imzalanan belge veya doküman ekleri, değiştirilmesini önleyici tedbirler alınarak veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.

 

(6) Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak gerekli güvenlik tedbirleri alınması şartıyla gizlilik dereceli belgeler güvenli elektronik imzayla imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir.

 

Belgenin alınması

MADDE 31 – (1) Üniversiteye kurum dışından gönderilen belgeler fiziksel ortamda; birimler arası gönderilen belgeler güvenli elektronik imzayla imzalanmış şekilde EBYS’ nden alınır. Fiziksel ortamda kurum dışından Rektörlük merkez birimlerine gönderilen belgeler Rektörlük İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Genel Evrak Birimince; doğrudan diğer birimlere gönderilen belgeler ise, ilgili birim amirince görevlendirilen kişi tarafından EBYS’ ne yüklenir. Kurum dışından gelen bu belgelere EBYS tarafından Üniversite genelinde her yılbaşında bir (1) den başlamak üzere sıra ile verilen ardışık sayı sisteminden oluşan gelen evrak sıra numarası verilir. Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imzayla gelen belge çıktı alınarak da işleme konulur.

 

(2) Üniversite dışından fiziki ortamda gönderilen ve EBYS’ ne yüklenen belgeler Afyon Kocatepe Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenen görevli tarafından EBYS ortamında havale yapılarak muhataplara iletilir. EBYS üzerine yüklenip görevli tarafından Üniversite birimlerine havale edilen belgeler birim amirlerine; personele havale edilen belgeler ise ilgili personele iletildiği tarihte tebliğ edilmiş sayılır.

 

(3) Üniversite dışından fiziksel ortamda alınan ve EBYS’ ne yüklenen belgelere ayrıca kaşe basılmak suretiyle Afyon Kocatepe Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenen görevli tarafından ilgiliye havale edilir. Kullanılacak kaşede en az Örnek 19' da belirtilen unsurlara yer verilir. Kaşeler üst yazının ilk sayfasının arka yüzüne basılır. Bu belge ilgili alt birim / kişiye zimmet defterine imza karşılığı teslim edilir ve ilgilisi tarafından işleme konulur.

 

(4) Fiziksel ortamda alınan “GİZLİ” gizlilik dereceli belgelerde, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “GİZLİ” ibaresini gördüğünde iç zarfı açmadan “GİZLİ BELGE SENEDİ” ni EBYS’ ne yükler ve fiziksel ortamda da yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içerisinde yer alan “GİZLİ BELGE SENEDİ” ni (Örnek 17) imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

 

(5) Elektronik ortamda kurum dışından alınan belge, elektronik imza doğrulaması yapıldıktan sonra EBYS ortamında ilgili birimlere gönderilir.

 

(6) “Kişiye Özel” ibaresi taşıyan belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır. “Kişiye Özel” ibaresi taşıyan belge üzerinde ancak ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan EBYS’ ne ve kayda alınmaz.

 

(7) Belgegeçerle alınan yazılarda, gecikilmesinde sakınca bulunması hâlinde yazıda belirtilen hususlarda, belgenin doğruluğunun iletişim araçlarıyla teyidi yapılarak işlem tesis edilir. Belgegeçer ile alınan yazı ile teyit belgesinin aynı olması zorunludur. Farklı olması durumunda belge iade edilir ve belgegeçerle iletilen yazının aynısının gönderilmesi istenir. Belgegeçerle iletilen belgenin yazılı teyidinin beş gün içerisinde alınamaması durumunda tesis edilen işlem iptal edilir ve ilgililer hakkında idari işlem yapılması için konu gönderen idarenin üst yöneticisine iletilir.

 

Belgenin iade edilmesi

MADDE 32 – (1) Zarf üzerinden Üniversitenin / birimin muhatabı olmadığı anlaşılabilen bir belgenin gelmesi durumunda, zarf teslim alınmaz. Zarf üzerinden Üniversitenin / birimin muhatabı olmadığı anlaşılamayan bir belge gelmesi durumunda ise, belge gönderene iade edilir. Ancak, belgenin süreli ve asıl muhatabının açıkça bilinmesi durumunda belge gereği için ilgili muhataba, bilgi için de belgeyi gönderen idareye iletilir. Bu durumda belgenin aslı ilgili muhataba gönderilir ancak bir sureti alınarak muhafaza edilir.

 

(2) Birime güvenli elektronik imzayla imzalanarak elektronik ortamda gelen ve muhatabı olunmayan belge, belgeyi gönderene elektronik ortamda iade edilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.

 

 

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

 

Bu Yönergeye uygun yazılmayan belgeler

MADDE 33 – (1) Üniversite içinde Yönergeye uygun yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda bu Yönergeye ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılır. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

 

EBYS’ nin Kullanımı

MADDE 34- (1) Yönergeye uygun olarak hazırlanacak olan Üniversite EBYS’ nin kullanımına ilişkin “EBYS Kullanım Kılavuzu” Rektör Oluruna bağlanarak sistem üzerinde kullanıcılara duyurulur.

 

Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 35- (1) Yönergede hüküm bulunmaması halinde Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik hükümleri uygulanır.

 

Geçici Madde 1- (1) EBYS üzerinde ayrıntılı SDP. ve Afyon Kocatepe Üniversitesi Arşiv Yönergesine uygun olarak elektronik arşiv oluşturuluncaya kadar EBYS’ ndeki ilgili tüm belgelerin çıktıları birimlerce Yönergenin 28’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak onaylanıp fiziki ortamda arşivlenir.

 

Yürürlük

MADDE 36- (1) Bu Yönerge Afyon Kocatepe Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer.

 

Yürütme

MADDE 37- (1) Bu yönerge hükümlerini Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörü yürütür.

a) Kurum içi ve dışı yazışmalarda kullanılacak başlık örnekleri;

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Genel Sekreterlik

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dekanlığı

 

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Afyon Sağlık Yüksekokulu Müdürlüğü

 

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Afyon Meslek Yüksekokulu Müdürlüğü

 

ÖRNEK- 1/A BAŞLIK ÖRNEKLERİ

 

 

 

b) Sadece birim içi yazışmalarda kullanılabilecek başlık örnekleri;

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

İç Kontrol Şube Müdürlüğü

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi Dekanlığı

Maliye Bölüm Başkanlığı

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Tıp Fakültesi Dekanlığı

Temel Tıp Bilimleri Bölümü

Anatomi Anabilim Dalı Başkanlığı

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK- 1/B BAŞLIK ÖRNEKLERİ

 

 

 



T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

2 satır aralığı boşluk

Sayı :72881861-903/03/02/00/00-54/00001 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

 

 

 

 

 

Sayı ve Konu, Yazı alanının 1,25 cm.

İçerisinden sonra (:) işareti konur.

Kurum genel evrak tarafından verilen

Kurum giden evrak sıra numarası

 

 

 

 

(Birim tarafından sayı verilmesi halinde)

Birim giden evrak sayı numarası

 

Standart Dosya Planı Kodu

(Ayrıntılı SDP yapılması durumunda bu bölüme en fazla dört kırılım yazılır.)

 

 

DTVT. Tarafından verilen

İdari Birim Kimlik Kodu

(Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

İç Kontrol Şube Müdürlüğü)

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK 2 – SAYI, TARİH, KONU ÖRNEĞİ

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

Sayı :72881861-903/03/02/00/00-54/00001 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

2-4 satır aralığı boşluk

 

1-Alt birim olmadan muhatap örnekleri:

 

YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA

 

ÇEVRE VE ŞEHİRCİLİK BAKANLIĞINA

 

2-Alt Birimli muhatap örnekler:

AFYON VALİLİĞİNE

(İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

 

3-Üniversite içi muhatap örnekleri:

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

(Genel Sekreterlik)

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

(Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı)

 

ECZACILIK FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA

 

İSLAMİ İLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA

(Temel İslam Bilimleri Bölüm Başkanlığı)

 

ATATÜRK İLKELERİ VE İNKİLAP TARİHİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜNE

 

 

4-Aynı birim alt birimleri arası muhatap örnekleri:

 

STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞINA

(Muhasebe Şube Müdürlüğü)

 

İSLAMİ İLİMLER FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA

(Felsefe ve Din Bilimleri Bölüm Başkanlığı)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-3/A MUHATAP ÖRNEKLERİ

 

 

 

 

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

Sayı :72881861-903/03/02/00/00-54/00001 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

2-4 satır aralığı boşluk

 

1-Adrese yer verilen tüzel kişi muhatap örneği:

 

 

AFYON TİCARET VE SANAYİ ODASI BAŞKANLINA

Dörtyol Mah. Turgut Özal Cad. No:69 Merkez/AFYONKARAHİSAR

 

 

ALTI NOKTA KÖRLER DERNEĞİNE

Cebeci Erzurum Mah. Geçim Sok. No.21 Çankaya – ANKARA

 

 

2-Adrese yer verilen özel kişi muhatap örneği:

 

Sayın Prof. Dr. ……. ……..

Afyon Kocatepe Üniversitesi Tıp Fakültesi Dekanlığı AFYONKARAHİSAR

 

Sayın Mustafa AKAR

Afyon Kocatepe Üniversitesi Fen Edebiyat Fakültesi Kimya Bölümü 3.Sınıf

AFYONKARAHİSAR

 

 

 

 

ÖRNEK-3/B MUHATAP ÖRNEKLERİ

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

Sayı :72881861-903/03/02/00/00-54/00001 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

2-4 satır aralığı boşluk

 

1-Bağlı kuruluş muhatap örneği:

 

 

MALİYE BAKANLIĞINA

(Kefalet Sandığı Başkanlığı)

 

2-İlgili kuruluş muhatap örneği:

 

 

YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA

(Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı)

 

3-İlişkili kuruluş muhatap örneği:

 

 

MALİYE BAKANLIĞINA

(Kamu İhale Kurumu Başkanlığı)

 

 

4- Devlet bakanı ya da bakanlığın bilgi sahibi olmasının istenmesi durumunda muhatap örnekleri:

 

 

DEVLET BAKANI VE BAŞBAKAN YARDIMCISINA

(Sayın ………………….)

(Vakıflar Genel Müdürlüğü)

 

ÖRNEK-3/C MUHATAP ÖRNEKLERİ

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

 

 

 

FEN EDEBİYAT FAKÜLTESİ DEKANLIĞINA

(Türk Dili ve Edebiyatı Bölüm Başkanlığı)

 

 

2 satır aralığı boşluk

İlgi : a) Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18.10.2012 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı.

b) Yükseköğretim Kurulu Başkanlığının 01.11.2012 tarihli ve 32625594- 805-105 sayılı yazısı.

c) Rektörlük İç Denetim Biriminin 19.11.2012 tarihli ve 40753933-612-91 sayılı yazısı.

ç) Dekanlığınızın 26.12.2013 tarihli ve 36900272-805-825 sayılı yazısı.

d) Prof.Dr……………………’nın 27.12.2013 tarihli ve 156 kayıt numaralı dilekçesi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK- 4 İLGİ ÖRNEĞİ

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

Sayı 72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

(Genel Sekreterlik)

 

 

İlgi : a)-………… tarihli ve………………sayılı yazı.

b)-………… tarihli ve ………… …sayılı yazı.

1 satır aralığı boşluk

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Bilgilerinize arz ederim.

 

ÖRNEK-5/A METİN ÖRNEĞİ

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

Sayı 72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

(Genel Sekreterlik)

 

 

2 satır aralığı boşluk

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

ÖRNEK-5/B BİRDEN FAZLA SAYFA BELGE ÖRNEĞİ 1/2

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………………………

 

Bilgilerinizi ve gereğini arz ederim.

 

 

İmza

 

 

 

Ek:

 

 

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

ÖRNEK-5/B BİRDEN FAZLA SAYFA BELGE ÖRNEĞİ 2/2

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

…………………………………………………………………………………………………………

 

……..Olurlarınıza arz ederim.

2 satır aralığı boşluk

 

İmza

Adı SOYADI

Genel Sekreter

 

2 satır aralığı boşluk

 

 

OLUR

…/…/….

 

İmza

Prof. Dr. Adı SOYADI

Rektör

 

…/…/2014 Gen.Sek.Yard. : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Rektör Yard. : A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

ÖRNEK-7/A OLUR ÖRNEĞİ

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

REKTÖRLÜK MAKAMINA

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

X

……..Olurlarınıza arz ederim.

2 satır aralığı boşluk

 

İmza

Adı SOYADI

Daire Başkanı

 

2 satır aralığı boşluk

Uygun görüşle arz ederim.

 

İmza

Adı SOYADI

Genel Sekreter

2 satır aralığı boşluk

 

 

OLUR

…/…/….

 

İmza

Prof. Dr. Adı SOYADI

Rektör

 

…/…/2014 Şube Md. : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard. : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Rektör Yard. : A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-7/B OLUR ÖRNEĞİ

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

GENEL SEKRETERLİK MAKAMINA

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

X

 

……..Olurlarınıza arz ederim.

2 satır aralığı boşluk

 

İmza

Adı SOYADI

Şube Müdürü

 

2 satır aralığı boşluk

Uygun görüşle arz ederim.

 

İmza

Adı SOYADI

Daire Başkanı

2 satır aralığı boşluk

 

 

OLUR

…/…/….

 

İmza

Adı SOYADI

Genel Sekreter

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şef : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard. : A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-7/C OLUR ÖRNEĞİ

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Fakültesi Dekanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

DEKANLIK MAKAMINA

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

X

 

……..Olurlarınıza arz ederim.

2 satır aralığı boşluk

 

İmza

Adı SOYADI

Fakülte Sekreteri

 

2 satır aralığı boşluk

Uygun görüşle arz ederim.

 

İmza

Doç. Dr. Adı SOYADI

Dekan Yardımcısı

2 satır aralığı boşluk

 

 

OLUR

…/…/….

 

İmza

Prof. Dr. Adı SOYADI

Dekan

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şef : A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-7/Ç OLUR ÖRNEĞİ

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

MALİYE BAKANLIĞINA

(Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü)

 

İlgi : a)-………..tarihli ve…………sayılı yazı.

b)- …… ..tarihli ve…………sayılı yazı.

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

X………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

İmza

Adı SOYADI

Rektör V.

2 satır aralığı boşluk

 

 

 

Ek: Ek Listesi (1 Sayfa)

 

 

 

 

 

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Başkanı : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard.: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Genel Sekreter: A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-8/B EK LİSTESİ ÖRNEĞİ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

DAĞITIM YERLERİNE

 

İlgi : a)-………..tarihli ve…………sayılı yazı.

b)- …… ..tarihli ve…………sayılı yazı

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………

 

…………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

 

İmza

Prof. Dr.Adı SOYADI

Rektör a.

Rektör Yardımcısı

 

Ek: İlgi yazı fotokopisi (1 Sayfa)

 

 

Dağıtım: Dağıtım Listesi (1 Sayfa)

Tüm Birimlere

 

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şube Müdürü : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Başkanı : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard.: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Genel Sekreter: A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-10 DAĞITIM LİSTESİ ÖRNEĞİ

 

 

 

 

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA

 

İlgi : a)-………..tarihli ve…………sayılı yazı.

b)- …… ..tarihli ve…………sayılı yazı.

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

X………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………….

 

 

İmza

Prof. Dr.Adı SOYADI

Rektör

 

 

Ek : Ek Listesi (1 Adet)

 

Dağıtım: Dağıtım Listesi (1 Adet)

 

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şube Müdürü : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Başkanı : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard.: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Genel Sekreter: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Rektör Yard. : Prof. Dr. A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-11 PARAF ÖRNEĞİ

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :AKÜ. Resmi Yazışmalarda Uyg.

Usul ve Esaslar Hakkında Yönerge

 

 

DAĞITIM YERLERİNE

 

 

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………….

 

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

 

İmza

Prof. Dr.Adı SOYADI

Rektör

 

 

Dağıtım:

Tüm Birimlere

 

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şube Müdürü : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Başkanı : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard.: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Genel Sekreter: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Rektör Yard. : Prof. Dr. A. SOYADI (paraf)

 

 

Koordinasyon

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Hukuk Müşaviri : A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-12 KOORDİNASYON ÖRNEĞİ

 

 

 

ÖRNEK-13 İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEKLERİ

 

 

 

 

 

 

 

 

1-Bilgi için bir görevliye yer verilmesi:

 

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şube Müdürü : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Başkanı : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard.: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Genel Sekreter: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Rektör Yard : Prof. Dr. A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:…………………….. UNVANI

 

 

 

2-Bilgi için birden fazla görevliye yer verilmesi:

 

 

…/…/2014 Memur : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Şube Müdürü : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Başkanı : A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Gen.Sek.Yard.: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Genel Sekreter: A. SOYADI (paraf)

…/…/2014 Rektör Yard : Prof. Dr. A. SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. Bilgi için: 0303 AFYONKARAHİSAR Adı SOYADI Adı SOYADI

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. UNVANI UNVANI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:……………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

T.C.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

Tarih

 

Sayı

 

 

 

 

MALİYE BAKANLIĞINA

Dikmen Cd. 06450 Çankaya / Ankara

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-16/A GİZLİLİK DERECESİ TAŞIMAYAN ZARF ÖRNEĞİ- GİZLİLİK DERECESİ TAŞIYAN DIŞ ZARF ÖRNEĞİ

 

KİŞİYE ÖZEL

İVEDİ

T.C.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

Tarih

 

Sayı

 

 

 

MALİYE BAKANLIĞINA

Dikmen Cd. 06450 Çankaya / Ankara

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-16/B GİZLİLİK DERECESİ TAŞIMAYAN GÜNLÜ ZARF ÖRNEĞİ-GİZLİLİK DERECESİ TAŞIYAN GÜNLÜ DIŞ ZARF ÖRNEĞİ

 

 

HİZMETE ÖZEL

GÜNLÜDÜR

T.C.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞI

Tarih

 

Sayı

 

 

 

MALİYE BAKANLIĞINA

Dikmen Cd. 06450 Çankaya / Ankara

 

 

HİZMETE ÖZEL

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-16/C HİZMETE ÖZEL GİZLİLİK DERECESİ TAŞIYAN / GÜNLÜ ZARF ÖRNEĞİ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-16/Ç GİZLİLİK DERECESİ TAŞIYAN İÇ ZARF ARKA YÜZ ÖRNEĞİ

 

 

 

 

GİZLİ

İVEDİ

T.C.

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ

PERSONEL BAŞKANLIĞI

Tarih

 

Sayı

 

 

 

YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA

06539 Bilkent / Ankara

 

 

 

 

GİZLİ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-16/D GİZLİLİK DERECESİ TAŞIYAN İÇ ZARF ÖRNEĞİ

 

 

 

 

ÖRNEK-16/D GİZLİLİK DERECESİ TAŞIYAN İÇ ZARF ÖN YÜZ ÖRNEĞİ

 

 

 

 

GÖNDEREN

ALAN

TARİH

SENEDİ HAZIRLAYAN

 

 

 

 

 

 

Sıra Numarası

Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı)

Kopya Adedi

Kopya Numarası

Ekler

Dil

 

 

 

 

 

 

SENEDİ İADE EDENİN:

 

Tarih:

 

 

 

Adı ve Soyadı:

 

Saat:

 

 

 

Unvanı:

 

 

 

İmzası:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-17 GİZLİ BELGE SENEDİ ÖRNEĞİ

 

 

 

T.C.
AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
GENEL SEKRETERLİK

 

 

Sayı :72881861-903/03/02-54/12852 01.01.2014

Konu :1.Tekit

 

 

 

………………………………MÜDÜRLÜĞÜNE

 

İlgi :………..tarih ve…………sayılı yazı.

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

X

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

 

İlgi (a) da kayıtlı yazımıza beş gün içinde cevap verilmesi hususunda gereğini birinci defa tekiden rica ederim.

 

 

 

İmza

Adı SOYADI

Rektör a.

Rektör Yardımcısı

 

 

 

 

 

 

 

…/…/2014 Şube Md. : Adı SOYADI (paraf)

…/…/2014 Daire Bşk. : Adı SOYADI (paraf)

 

Afyon Kocatepe Üniversitesi Rektörlüğü. Ahmet Necdet Sezer Kampüsü. 0303 AFYONKARAHİSAR Bilgi için:

Telefon No : (0 272) 444 03 03 Belgegeçer No : (0 272) 228 .. .. Adı SOYADI

e-posta ………………………….. İnternet adresi:……………………..

Unvanı

 

 

ÖRNEK-18 TEKİT BELGESİ ÖRNEĞİ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

AFYON KOCATEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

GENEL EVRAK

Belgenin

Kayıt Sayısı

 

Kayıt Tarihi

 

Kayıt Saati

 

HAVALE EDİLECEK BİRİM / KİŞİ

GEREĞİ

BİLGİ

PARAF

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ÖRNEK-19 KAŞE ÖRNEĞİ (GENEL EVRAK)